¿Ya no necesitamos formación de Office?

Charlando con un compañero de trabajo, me decía que ya nadie o muy pocos necesitan formación en Office; que lo chicos lo aprenden en el colegio; que los adultos más o menos se defienden y que la formación en este paquete va ir desapareciendo. En un primer momento, quedé traspuesto, rechacé este argumento, pero como pienso que todos guardamos una parte de razón, aunque no me guste lo que dijo, reflexioné sobre lo que me dijo y desde hace 48 horas vengo dándole vueltas a la cosa con aseveraciones a favor y en contra.
He llegado a una conclusión que dejo a vuestra consideración, espero opiniones:

Pienso que las herramientas del Office son fundamentales, hoy en día, todos hacemos uso de ellas, ya sea en la especialidad en que nos movamos y que escribir una carta, manipular los datos de una tabla son tareas de todos los días; ahí donde pienso que mi compañero veía que el uso diario de estas herramientas nos eximían de tomar un curso. Las tareas que desarrollamos con las distintas herramientas del Office tienen que ver directamente con la productividad, es decir, que si sabemos utilizar las herramientas convenientemente, un informe que podría llevarnos minutos, se convierte en horas al momento de realizarlo y así infinidad de tareas. El no conocer las herramientas afecta directamente a nuestro desenvolvimiento en la aplicación. Muchas veces llegan a mi documentos que están hechos como con una máquina de escribir, espacio y espacio hasta ubicar lo que quiero; claro que te sale, pero cuantos espacios tuviste que presionar para llegar a dejar el documento en condiciones? Y así infinidad de ejemplo tanto en PowerPoint como en Publisher. Entonces dónde queda la productividad si todos por más compleja que sea nuestra función terminamos escribiendo en un Word o analizando datos en un Excel?

Access vs. Excel

Originalmente Excel fue concebido como una herramienta para hacer cálculos, de ahí su nombre Hoja de Cálculos y Access como una base de datos; estos programas han ido evolucionando y mejorando y ha hecho que cada uno de ellos superpusiera su terreno sobre el otro. Esto ha creado confusión entre los usuarios y la indecisión de si debo usar uno u otro.

Para resolver esta cuestión creo que es conveniente hacernos las preguntas adecuadas a fin de decidir que me conviene más.

Una de estas cuestiones importantes es cómo quiero organizar mis datos y también cuantos datos necesito organizar y administrar.

Primero debemos tener claro que es una estructura relacional o una estructura de archivo plano. Una estructura relacional divide la información en piezas lógicas (tablas), la información se ubica en diferentes tablas, que es el caso de Access y no en una sola tabla como en Excel; que es una simple lista.

La estructura de archivos planos es fácil de crear y de mantener si no existe mucha información, es ahí donde interviene Access, teniendo en cuenta la gestión de una gran cantidad de datos.

Los datos repetidos propician el uso de una base de datos, nos permite ahorrar tiempo y esfuerzo ya que no tenemos que agregar esa información por cada nuevo registro. Otra de las razones es que si hacemos un seguimiento de eventos o acciones es mucho más eficiente hacerlo desde Access ya que nos permitirá tener un mejor control sobre la información

Ahora si necesitamos analizar información, Excel cuenta con herramientas de análisis muy poderosas como los modelos What if, pero si necesita guardar datos lo ideal es Access.

Concluyendo lo que nos decantaría usar uno u otro es por la cantidad de información y por la finalidad que tiene almacenar esa información en nuestros ordenadores.

¿Quién te enseñó el Outlook?

Probablemente nadie nos enseñó a utilizar una aplicación de correo electrónico; empezamos mandando el primer mail, recibimos, contestamos, y así, asumimos ya conocer la aplicación. Pero cuando el uso del correo se vuelve más profesional, donde recibimos información importante a gestionar o una gran cantidad de mensajes diarios, vemos que se vuelve incontrolable y tenemos que empezar a implementar estrategias para gestionar todo este caudal de información.

Justamente de eso trata este post, no pretendo que lo haga a pies juntillas todo lo que digo, pero si darte trucos o pautas para poder encaminar la gran avalancha de mensajes que recibimos diariamente.

Cuando abrimos la Bandeja de Entrada, debemos tener en cuenta que este es un lugar transitorio de los mensajes, que no es un lugar para depositarlos, porque el cabo de un tiempo tendremos tantos, que al fin no sabremos que tenemos o dejamos de tener.

Una vez abierto y leído el mensaje se abre una serie de opciones a seguir:

1. Responderlo,

a. Si la respuesta no nos lleva más de cinco minutos, contestarlo en el momento, ya que tendríamos que volver a leerlo y ocuparíamos el doble de tiempo en responder el mensaje.

b. Si la respuesta requiere más tiempo podríamos ponerlo en una carpeta Pendientes de Respuesta.

2. Guardarlo, si el mensaje es informativo y lo necesitaremos en el futuro. Sugiero en este caso crear carpeta por los distintos temas que tocamos, así nos será más fácil ubicar dicha información en el futuro. Esto lo podemos complementar con carpetas de búsqueda para tener un mayor control de la información almacenada.

3. Borrarlo, bueno esta es la acción más directa, pero a veces, al no hacerlo tenemos que luego volver a leer el mensaje y la bandeja se va llenando de correo inútil. El office 2010 ha sacado dos herramientas que eliminan mensajes innecesarios, por ejemplo los producidos en una conversación, donde la información está repetida gran cantidad de veces, eliminan los mensajes de la conversación dejando solo el que tiene toda la información o directamente eliminar la conversación.

4. Convertirlo en una tarea o en una cita. Muchas veces las acciones que derivan de un mensaje para darle continuidad es convertirlos en una reunión o a veces en una tarea, porque la acción que sugiere es lo suficientemente compleja.

Espero que mediante estas pautas puedan tener una Bandeja de Entradas libre de mensajes, es posible.

Pero para qué sirve un PowerPoint?

Tengo que desarrollar un contenido, ¿En dónde lo hago en PowerPoint o en Word? Muchos se decantan por el PowerPoint, ¿Es el mejor soporte?

He visto desarrollar temas, libros, presupuestos, comunicaciones de empresa o bueno todo lo que la creatividad de su autor le permite en un PowerPoint. ¿Pero esto no debería hacerse en el Word?

Como bien reza la definición, en la Wikipedia: “Microsoft PowerPoint es un programa de presentación desarrollado para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS”.

Desde que empezamos a usar las aplicaciones del Office para hacer nuestras tareas de oficina; cada uno fue incorporando herramientas y definiendo utilidades según su criterio; es ahí que cada uno usa las aplicaciones como mejor puede o entiende, salvo que tengamos una formación que nos amplíe los horizontes y nos permita ver más allá de los que podemos descifrar de cada aplicación.

PowerPoint facilita el desarrollo de contenidos simplemente por la rapidez de poner un cuadro de texto donde quiero y escribir esa palabra o frase que necesito y a veces en Word esto no es tan sencillo; debemos conocer más herramientas, más formación y para eso no parece haber tiempo; entonces se toma el camino corto, el de desarrollar un documento sobre una diapositiva, cuando lo deberíamos hacer sobre otro soporte (Word).

PowerPoint es una aplicación que sirve para hacer Presentaciones, es el soporte sobre el cual el orador expone sus conocimientos, solo le debe servir a él, como ayuda para dar su charla o para que los asistentes refuercen una idea expresada y no como un soporte donde se desarrolle un tema o contenidos.

Esto ha llevado a que muchos oradores se limiten a leer sus presentaciones ya que no tienen que explicar nada, todo está escrito ahí. Entonces es ahí cuando me pregunto ¿Para qué asisto, a esta charla, si esto lo podría estar leyendo desde la comodidad de mi salón?

Estandarizando Gráficos Estadísticos en Excel

Si en nuestra empresa los gráficos tienen un formato definido, podemos crear una plantilla, así cuando realicemos un gráfico no es necesario volver a poner todos los formatos requeridos, ni correr el riesgo de olvidar alguno.
Para ello debemos realizar el gráfico con todas las características que nos interesan y luego guardarlo como plantilla. Para guardarlo como plantilla debo seleccionar el gráfico y en la ficha que corresponde a Diseño en el grupo Tipo encontramos Guardar Como Plantilla.

Luego cuando necesitemos utilizar esta plantilla debemos ir al grupo de la misma ficha en donde hemos guardado la plantilla y pedir Cambiar tipo de gráfico, nos sale una ventana, de la cual seleccionaremos Plantillas. Ahí encontraremos todas las plantillas que hemos creado y que cumplan con nuestras necesidades, selecciono la plantilla que necesito y Acepto. Y el gráfico tomas las características fijadas en la plantilla.

Esta es herramienta es fundamental al momento de estandarizar gráficos y en especial cuando debemos hacer muchos.

Jugando con los datos, en un gráfico de Excel

En el artículo anterior vimos como crear un gráfico, en este veremos que modificaciones podemos hacer a los gráficos respecto a los datos que lo forman.
Empezaremos por modificar los datos que graficamos y el orden en que nos gustaría que estuviesen.



En primer lugar eliminaré una serie de datos del gráfico, para ello selecciono el gráfico y en la ficha Diseño del área Datos hago un clic sobre Seleccionar Datos, nos encontraremos con esta ventana.



Selecciono la serie de datos que corresponden al Producto B y le pido Quitar, se elimina la columna que corresponde a ese producto y también si deseo cambiar el orden de los datos graficados podemos anteponer al producto A el C, seleccionando la serie A utilizando las flechas hacia abajo; por lo tanto el gráfico nos queda.



Por lo tanto el gráfico nos queda:



Ahora si deseo agregar a este gráfico el rango de Productos D, debo ir a Selección de datos y en agrega, primero indico la celda que tiene el rótulo de Producto D y luego los datos que corresponden a ese producto.



Si en vez de jugar con los productos (serie), lo queremos hacer con las Ciudades (categorías) recuerden que antes de hacer todas estas actividades debemos primero cambiar las Filas entre las Columnas.

Cómo se hace un gráfico estadístico

Para realizar un gráfico en Excel, es necesario seleccionar los datos a graficar. Si los datos que necesitamos para realizar el gráfico no están en celdas próximas una de otra, debemos seleccionar los distintos rangos manteniendo presionada la tecla Control.

Una vez seleccionados los datos clicleamos la ficha Insertar y en el área que corresponde a Gráfico indicamos el gráfico que necesitamos. En el caso de querer otros gráficos, que no nos muestra, hay una pestaña en el extremo inferior derecho del área gráfico que nos permitirá acceder a otros tipos o variaciones de gráficos.

La elección del gráfico dependerá de que queremos destacar de los datos que necesitamos graficar. Por ejemplo, seleccionaré un gráfico de columna si necesito comparar datos, si deseo ver la evolución de una serie de datos a lo largo del tiempo utilizaré un gráfico de líneas y si quiero hacer un gráfico que me resuma información es conveniente un gráfico circular.

Para empezar vamos a realizar un gráfico de columnas y compararemos las columnas de los productos A, B y C. Dentro de los gráficos de columnas hay de distintos tipos, para empezar seleccionaremos la primera opción que corresponde a Columna Agrupada.

Una vez seleccionados los datos y elegido el gráfico de columnas el resultado es:

Obtenido el gráfico empieza el proceso de personalización, conforme nuestras necesidades. Podemos cambiar las ciudades por lo productos, para ello utilizaremos el botón:

Observen que este botón está disponible cuando selecciono el gráfico, como he indicado en otros artículos, cuando selecciono un objeto en Office 2007, se habilitan fichas que no están disponibles originalmente. En este caso, este botón corresponde a la ficha Diseño de Herramienta de Gráficos.


En futuros artículos profundizaré en las herramientas de configuración de gráficos en Excel.

Diseñando Gráficos en Excel

En este tercer artículo, desarrollaré las distintas posibilidades que nos presenta Excel cuando realizamos un gráfico. Para ver estas versiones de un mismo gráfico, debemos seleccionar el gráfico y en la ficha Diseño cliqueamos Diseños de Gráficos y ahí nos encontramos con una galería de posibilidades que podemos aplicar, sin la necesidad de profundizar en la herramienta. A continuación algunos ejemplos.

Otra herramienta que nos permitirá incorporar un formato rápido al gráfico es el Estilo de gráficos, que se encuentra en la ficha Diseño. Aquí algunos ejemplos de esos estilos.

Si nos desplazamos al principio de la Cinta de Opciones veremos que podemos también Cambiar el tipo de gráfico, siguiendo un diseño comparativo o de otro tipo que deseemos. El botón que nos permitirá esto se encuentra en la ficha de Opciones.

Cuando creamos un gráfico, éste se ubica como un elemento flotante sobre la planilla de cálculos, pero si queremos que el gráfico se convierta en una hoja del libro de Excel debo seleccionar el gráfico y en la ficha de Diseño presionar:

Esto me permitirá ubicar el gráfico en una hoja o volver a llevarlo como un objeto flotante.

Listas Rápidas

Cuando trabajamos en Excel muchas tablas que hacemos, tienen información que pueden ser fácilmente introducidas sin la necesidad de escribirla.
Por ejemplo si estoy haciendo una tabla que lleva los días de la semana, escribo un día de la semana y luego me ubico en el punto inferior derecho de la celda, cuando el ratón toma la forma de una cruz negra y como si fuese que estoy copiando una fórmula lo arrastro hacia abajo o hacia la derecha y a continuación me agrega los días correlativos.
Igual procedimiento consigo con el resto de listas que a continuación con los meses, con los días de la semana abreviados y los meses abreviados.

Otra Lista rápida que podemos hacer es, respecto a los Bimestres, Trimestres, Cuatrimestres y Semestres. Solo en los trimestres guarda la cuenta de cuantos trimestres tiene un año, utilizando procedimiento similar al anterior.

Además podemos hacer listas con Números, utilizando el mismo procedimiento:
a) Repetidos
b) Correlativos. Para correlativos debo mantener la presionada la tecla Control.
c) Estableciendo la diferencia entre dos números. Para lo cual debo escribir los dos números en diferentes celdas, seleccionarlas y arrastrar. El listado mantendrá la diferencia entre los dos números.

Podemos hacer un Listado con Fechas:
a) Correlativas
b) Repetidas. Manteniendo presionada la tecla Control.
c) Haciendo variar el mes. Para lo cual debo a la Cinta de Opciones y en sector Modificar-Rellenar, selecciono series. Se abre un cuadro, selecciono columna, para que los datos se dispusiesen en columna y que la unidad de tiempo es mes. Además no debemos olvidar el límite que en el caso del ejemplo es 10/05/2009.
d) Haciendo variar el año. Igual que el anterior, pero determinando que el límite es 10/11/2014 y aquí la unidad de tiempo es el año.
e) Determinando los días hábiles. Aquí la unidad de tiempo son los días hábiles y el límite es 18/11/2008.

Podemos hacer un Listado con Horas, utilizando el mismo procedimiento, de seleccionar y arrastrar la celda desde el punto inferior derecho.
a) Correlativas. Aquí se modifica la hora, manteniendo los mismos minutos
b) Repetidas Se obtiene manteniendo presionada la tecla Control.
c) Estableciendo diferencias entre dos horas. Seleccionando las horas siguientes y al arrastrar mantiene la diferencia entre horas.

Podemos hacer Listas Personalizadas: Hay listas que la aplicación no puedo hacerla porque son más personales y no podría deducirlas, para eso Excel tiene las listas personalizadas. Para crear una lista personalizada debo acceder al Botón Office y seleccionar Opciones de Excel. Luego selecciono Modificar Listas Personalizadas y en Entrada de lista, escribo la lista que deseo y por último agregar. Para separar el contenido de una cela a otra debo separar las palabras por comas, para que interprete que va en cada celda.
Otra forma también de crear una lista personalizada, si ya la tenemos escrita, es ubicarme en el sector para importar la lista, selecciono la lista y luego pido Importar y ya puedo disponer cuando quiera de dicho listado.
Si deseo no tener una lista Personalizada en el mismo cuadro encontramos la posibilidad de seleccionar el listado y pedir Eliminar.

Otro truco del que también podemos tirar es, si ya tenemos una lista de datos en una misma columna y pasamos a la fila siguiente y en ese momento mantenemos presionada la tecla Alt y luego presionamos la tecla cursora hacia abajo, Excel nos da un listado ordenado por orden alfabético de la información escrita en dicha columna. La cual podemos seleccionar y se agrega dicha información a la celda.

Otras situaciones que habrán descubierto y que facilitan el ingreso de información en Excel, es cuando estamos escribiendo una lista, en una misma columna y a medida que escribimos Excel nos autocompleta si la información es igual a la que teníamos ya en dicha columna.

Mejorando el uso del Excel

Cuando vemos trabajar en Excel, a ciertas personas, se nota la pericia que tiene en el programa. Utiliza teclas o combinaciones de teclas que agilizan su uso; por lo general se depende mucho del ratón para realizar ciertas actividades, aquí va una serie de trucos que nos permitirán mostrar un Excel más profesional:

Copiar y Pegar: Estamos muy familiarizados al momento de copiar y pegar contenidos en Excel, es decir seleccionar los datos y luego, o utilizando la combinación de teclas o la cinta de opciones, podemos desplazar o copiar el valor de las celdas.

Hay otra forma que es seleccionando el rango de celdas, desplazo el ratón al borde de la selección y cuando el ratón tiene la forma de una flecha:

Puedo arrastrar y de esa forma desplazar información dentro de la hoja.



Para copiar dicha información dentro de la hoja, realizo exactamente igual que moviendo, pero para copiar presiono la tecla CTRL, mientras arrastro.



Si la información la quiero copiar en distintas hojas debo mantener presionada la tecla CTRL y ALT y arrastrarlo hacia etiqueta de la hoja que quiero copiar, que se ubica en la parte inferior de la pantalla.



Si quiero insertar una celda o rango, debo hacerlo manteniendo presionada la tecla Shift o Mayúscula.



Si deseo un mismo texto o tabla esté diferentes hojas:

Puedo seleccionar las hojas en las que quiero agregar la misma tabla y empezar a trabajar en ella, y automáticamente las tablas aparecen en todas las hojas seleccionadas.
Otra forma de tener una misma tabla en varias hojas es, haciendo en una hoja la tabla que deseo, luego la copio. Selecciono varias hojas (manteniendo presionada la tecla control) y luego pego dicha tabla en todas las hojas seleccionadas.

Atajos en Excel: Aquí van una serie de atajos que facilitarán y agilizarán el manejo en Excel.

Ctrl + F1 Oculta la barra cinta de opciones
Shift + Alt + F1 Agrega una hoja al libro
Ctrl + 1 Abre el diálogo de formato de celdas
Shift + Ctrl + 1 Da formato decimal con posiciones después de la coma.
Ctrl + 5 Produce efecto de tachado al contenido de la celda
Ctrl + 9 Oculta la fila
Ctrl + ' Copia la celda superior y queda en estado de edición
Ctrl + - Abre el diálogo de eliminar celdas
Alt + = Inserta la función SUMA
Ctrl + Z Rehacer
Ctrl + Y Rehacer borrar
Ctrl + Barra espaciadora Selecciona una columna
Shift + Barra espaciadora Selecciona una fila
Ctrl + + Inserta una columna o fila según lo que tengas seleccionado.
Ctrl + - Elimina una columna o fila según lo que tengas seleccionado.
F4 Repite la última acción que has hecho.

El formato de Word que no queremos

Muchas veces importamos textos a Word para trabajar con dicho texto y cuando ya lo tenemos, dicho texto se encuentra en un formato que no es el que queremos para nuestro trabajo. Entonces viene la difícil tarea de quitar el formato del texto. El formato que reconocemos es fácil quitar, el problema es cuando el texto tiene un formato que no podemos precisar.
A continuación algunos ejemplos que nos ilustran:
Si el texto tiene un tipo de letra o tamaño de letra que no es el que queremos, para simplificar la operación, seleccionamos el texto y aplicamos la combinación de Teclas Control-Barra espaciadora. El texto tomará el formato que tenga predefinido el programa. Para predefinir un formato debo ir a Inicio\Fuente\Predeterminar y ahí determino que formato quiero por defecto.
Si el texto tiene un interlineado, o un espacio anterior, o posterior, o tiene sombreado, lo puede quitar con la combinación de teclas Control-W. Para aplicar formato de párrafo debo ir a Inicio\Párrafo y desde ahí también puedo predefinir un formato para párrafo.
Otro de los casos también comunes es cuando el texto que hemos importado, lo hemos importado dentro de una tabla y necesitamos quitar esa tabla para un correcto fluido del texto dentro de la hoja. Para lo cual debemos colocar el ratón sobre la tabla para seleccionarla por su controlador y luego en Presentación\Datos pedir Convertir texto a, en donde nos dará varias opciones que elegiremos según nos interese un formato u otro. Por lo general se pide Marcas de Párrafo
Otra situación que también genera gran confusión es, cuando el documento está subdividido en varias secciones y cada sección tiene unas características de encabezado y pie de página diferente y necesitamos dejar un solo formato de encabezado y pie de página, para ello debemos activar la herramienta de Mostrar todo que se ubica en Inicio\Párrafo\Mostrar Todo y al activarlo podremos observar que en el documento aparecen, en los cambios de sección:
Las diferentes secciones de un documento se observan en la barra de estado. Para dejar el documento en una sola sección debo eliminarlas, para eliminarlas debo seleccionar
====Salto de sección (continua) ====. Ubicar el cursor al principio del salto y pedir suprimir.
También, cuando activo el encabezado y pie de página puedo indicarle que quiero igual que la sección anterior respecto al encabezado o pie de página de la sección anterior.

Un alto Precio de Selección

Word es el programa al que todos nos acercamos y resulta tan amigable que desmerecemos su uso y nos quedamos con lo poco que vemos en él. Inmediatamente ingresamos un texto y podemos empezar aplicar simples herramientas de formato, pero Word es mucho más que eso, es un gran Procesador de texto, con poderosas herramientas, muy útiles. Y eso lo vemos, en que es inexistente la gente que toma un curso de Word nivel principiante, perdiéndose lo básico y fundamental del programa.

Por ejemplo, una tarea básica como es la selección de texto es una tarea que pocos la realizan correctamente. Lo hacemos, pero a veces pagamos un precio muy elevado. Ese precio se paga al descubrir, luego de un cierto tiempo que parte del texto, que debería estar en un lugar aparece en otro y sobreviene el temor de que ese error, también se haya producido en otro lugar del documento y es mucho más angustiante cuanto más extenso es. Muchos le echan la culpa al programa, que funciona mal, que un virus, bueno…. hay de todo. Simplemente el problema está, en la incorrecta Selección del texto.

He visto infinidad de personas, alumnos, compañeros y jefes que cuando seleccionan el texto lo hacen pasando el ratón por encima del texto, esa acción esconde un error, ya que muchas veces al seleccionar no seleccionan todo lo que quieren y vuelven a seleccionar y sin darse cuenta están cambiando el orden del texto y siguen trabajando luego cuando se disponen a repasar lo escrito se encuentran el texto alterado.

Por lo tanto este artículo va hoy de Seleccionar el texto en Word correctamente, para lo cual daré una serie de técnicas que nos permitirán una buena selección. Para seleccionar lo podemos hacer con el ratón y con el teclado. Veremos primero con ratón:

· Simplemente arrastrando el ratón por el margen izquierdo de la hoja a la altura del texto que queremos seleccionar, no necesitamos pasar el ratón por encima. Cuando me refiero a arrastrar el ratón es mantener presionado el botón izquierdo del ratón y desplazarme.
· Si deseo seleccionar una palabra, con un simple doble clic sobre dicha palabra.
· Si deseo seleccionar un párrafo, con un simple triple clic sobre el párrafo.
· Si deseo seleccionar desde un punto determinado a otro lo puedo hacerlo ubicando el cursor desde donde necesito seleccionar hasta el final, pero manteniendo presionada la tecla mayúscula.

Si lo hago utilizando la combinación de teclas:
· Con Control E selecciono todo el texto.
· Ubico el cursor desde el lugar donde deseo seleccionar y manteniendo presionada la tecla mayúscula voy desplazándome con las teclas cursoras hasta cubrir el texto a seleccionar.
· Si deseo seleccionar una palabra que se encuentra a la derecha del cursor, manteniendo presionada la tecla Mayúscula y Control presiono la tecla cursora hacia la derecha. Igual procedimiento si es hacia la izquierda.
· Si deseo seleccionar un párrafo, manteniendo presionada la tecla mayúscula y control y presionando la tecla cursora hacia abajo consigo seleccionar el párrafo. Y si repito la presión de la tecla cursora podré seleccionar los párrafos siguientes.
· Si deseo seleccionar desde un punto hasta el final del documento, mantengo presionada la tecla mayúscula y control y luego presiono la tecla fin. Y si lo deseo hacer la revés es decir al principio del documento presiono la tecla inicio.
Hay otras opciones más de selección, pero considero que son suficientes para seleccionar correctamente el texto.

Lista Multinivel en Word 2007

Aplicamos esta herramienta cuando necesitamos establecer entre varios párrafos (texto que se encuentra entre un enter y otro), niveles de importancia o simplemente para enumerarlos.

Podemos aplicar esta herramienta en dos situaciones, con el texto escrito o no.

• Si el texto está escrito, selecciono todo el texto al cual quiero aplicar la Lista multinivel y ejecuto la herramienta, veremos que por cada párrafo se ha agregado una numeración. Para establecer los subniveles, debo seleccionar el renglón al cual quiero aplicar el subnivel y presiono la tecla Tab. Para generar otros subniveles debo presionar la tecla tab tantas veces como niveles inferiores deseo establecer, por ejemplo:
  1. Texto de uno o varios renglones.
  1.1. Texto de uno o varios renglones. Aquí apliqué un tab.
  1.1.1. Texto de uno o varios renglones. Aquí apliqué dos tab.
  Para establecer el nivel 1.1 debo seleccionar el texto y presionar la tecla Tab una sola vez y para el 1.1.1 debo presionar dos veces la tecla Tab.
  
  Otra forma de aplicar, es utilizando los botones de Aumentar o Disminuir Sangría que se encuentran en la pestaña de inicio, dentro del sector que corresponde a párrafo. Para generar subniveles debo seleccionar el texto y presionar el botón de Aumentar Sangría. Para salir de los subniveles debo seleccinar el párrafo y presionar el botón disminuir sangría.

• Si el texto no está escrito, primero aplico el tipo de Lista Multinivel que deseo y luego a medida que voy escribiendo los párrafos, se va a ir generando la numeración. Si deseo crear un subnivel, presiono la tecla TAB, y genera el subnivel. Mientras siga creando párrafos, todos serán del mismo subnivel. Si deseo crear un subnivel más (es decir paso de 1.1 a 1.1.1), otra vez presiono la tecla tab.Pero si deseo salir de ese subnivel y acceder a un nivel de mayor importancia debo presionar, antes de escribir, Mayúscula Tab , es decir por ejemplo pasar del nivel 1.1.1 a 1.2, que sería la numeración siguiente.

Espero que esta herramienta sea útil, ya que al momento de aplicarla surgen inconvenientes en su aplicación y al fin terminamos escribiendo la numeración y no utilizando la herramienta que Word a puesto a nuestro alcance.

Las ventajas del CRM

De los blogs que he visto, siempre me han interesado aquellos que nos aportan conocimiento, nos dan una reflexión, en definitiva nos prestan un servicio. El objetivo con estos artículos, es poder aportarles algo de todo esto.
Mi primer artículo va sobre las Ventajas del uso del CRM, estas son las que detallo a continuación, pero más allá de las ventajas que presta este software, no debemos olvidar el objetivo del CRM.
Los datos que vamos recopilando de nuestros clientes, se transforman en información y esa información interpretada se convierte en conocimiento, que es ese el objetivo de dicho programa: “Conocer nuestros clientes”, para así poder fidelizarlos.
La tarea de recopilar y administrar ese conocimiento, con la ayuda de la tecnología ha facilitado en gran medida esta tarea. Pero todo esto no es suficiente, además del software y de la información almacenada. Debe ir mucho más allá, debe implicar a todos los trabajadores de la compañía, desde telefonistas hasta el encargado de servicio técnico. Todo el personal de la compañía debe ser una potencial fuente de entrada de información procedente del cliente. Todo el mundo debe entender que el activo más importante de la empresa es precisamente su base de clientes y la información que sobre éstos y sus necesidades es capaz de recopilar.
En definitiva el CRM es una estrategia de marketing que nos permitirá optimizar nuestras ventas, administrar mis actividades de Marketing y ofrezcer al cliente un buen servicio, todo esto completamente integrado en Microsoft Dynamics CRM 4.0, un software que le ayudará a administrar la relación con los clientes (CRM). Las ventajas son indiscutibles, aquí algunas de ellas y muchas otras que descubrirá cuando trabaje con Microsoft Dynamics CRM 4.0:

• Podrá tener información de sus clientes con y sin conexión a su fuente de datos.
  Identifique sus oportunidades de ventas cruzadas o de ventas dirigidas y cierre más operaciones y de manera más rápida.
• Use completas herramientas de administración, de programación, de flujo de trabajo y de creación de informes para responder más rápidamente a los problemas de servicio al cliente.
  Cree flujos de trabajo e informes sin la ayuda de soporte técnico.
• Podrá compartir información con aplicaciones del paquete Office como Excel y One Note.
• El software puede utilizarlo en diferentes idiomas y así compartir información con usuarios de otras lenguas.
• Además trabajar con divisas distintas y convertirlas para la creación de sus informes.
• Además cuenta con el apoyo de una poderosa base de datos como Microsoft SQL Server que le permitirá todas las ventajas incluidas en este software.

Comparar Listas

Una de las situaciones más comunes en Excel es revisar si una lista tiene duplicados respecto a la otra. La condición entre los datos de las lista, es que deben ser iguales para que Excel identifique la duplicidad de información.

El primer paso a tener en consideración es el de Asignar nombre a los rangos, los cuales llevarán el mismo nombre del encabezado, para hacerlo debo seleccionar los datos del primer listado, incluyendo el encabezado y en la ficha Fórmulas de la Cinta de Opciones, ir al grupo Nombres Definidos y ahí selecciono el botón Crear desde la selección, dejo seleccionado fila superior y acepto. Ya tengo creado el nombre del primer rango; asimismo lo hago con el segundo rango.

Recién ahora podré determinar que elemento de un listado se encuentra repetido en otro listado, para lo cual debo utilizar la función coincidir.
Primero selecciono las celdas que se encuentran al lado del primer listado y aplico la función coincidir, la cual tendrá la siguiente estructura:
=coincidir(B3;listado_B;0)
Igual procedimiento hacemos en el listado 2: =coincidir(E3;listado_A;0)

En donde los números que tiene al lado corresponden al orden en que se encuentran esos valores en la otra lista. Los resultados N/A identifican los valores de la lista 1 que no se encuentran en la lista 2, y viceversa.

Podemos lograr un resultado más "elegante" combinando COINCIDIR con SI y ESERROR en esta fórmula


=SI(ESERROR(COINCIDIR(B3,lista2,0)),"","Duplicado")

El resultado es:

CREAR PLANTILLAS

El otro día surgió la necesidad de crea una plantilla. Este artículo describe el proceso para crearla y luego poder hacer uso de ella.


Las plantillas se pueden crear en diferentes aplicaciones, como Word, Excel, Power Point, Info Path, etc.

La finalidad de una plantilla es la de reutilizar todas las veces que necesitemos un archivo y no tener que empezar siempre desde cero. La mayoría de los usuarios reutilizan un archivo que ya lo han hecho, pero en esa acción corren el riesgo de guardar y borrar el contenido original de ese documento, que ha sido sustituido por los nuevos datos que has agregado. La plantilla justamente nos protege de esto debido a que al guardar siempre nos genera un archivo nuevo, dejando el original sin modificaciones.

El proceso para crear una plantilla es:

Abrir el archivo del cual quiero crear la plantilla.

Ir al botón del office y desplazo el ratón hasta Guardar Como, se despliega una serie de opciones de guardado y selecciono Plantilla de Word.

Se abre una ventana que me va a permitir cambiarle el nombre el archivo (si lo deseo), pero lo importante aquí, es dónde lo guardes, para lo cual deberás hacerlo en Plantillas, que ya es una carpeta que está destinada a guardar las plantillas que vamos creando.

Si no llegas a ver Plantillas es que la lista de carpetas está tapando la carpeta Plantillas. La imagen que viene a continuación muestra su ubicación.
Guardo y ya tenemos creada la Plantilla.

Para probar que todo este procedimiento se ha hecho de forma correcta, Cerrar Word y volver a abrirlo voy al botón de Office y pido Nuevo. Sale una ventana que tiene en la parte superior Plantillas, de ahí hago un clic en Mis Plantillas y me encontraré con la plantilla que he guardado. Hago un clic sobre ella y ya tengo disponible el archivo.

Para la próxima vez que necesites abrir esa plantilla la encontrarás directamente en Botón de Office - Nuevo.