19 de septiembre de 2010

¿Ya no necesitamos formación de Office?

Charlando con un compañero de trabajo, me decía que ya nadie o muy pocos necesitan formación en Office; que lo chicos lo aprenden en el colegio; que los adultos más o menos se defienden y que la formación en este paquete va ir desapareciendo. En un primer momento, quedé traspuesto, rechacé este argumento, pero como pienso que todos guardamos una parte de razón, aunque no me guste lo que dijo, reflexioné sobre lo que me dijo y desde hace 48 horas vengo dándole vueltas a la cosa con aseveraciones a favor y en contra.
He llegado a una conclusión que dejo a vuestra consideración, espero opiniones:

Pienso que las herramientas del Office son fundamentales, hoy en día, todos hacemos uso de ellas, ya sea en la especialidad en que nos movamos y que escribir una carta, manipular los datos de una tabla son tareas de todos los días; ahí donde pienso que mi compañero veía que el uso diario de estas herramientas nos eximían de tomar un curso. Las tareas que desarrollamos con las distintas herramientas del Office tienen que ver directamente con la productividad, es decir, que si sabemos utilizar las herramientas convenientemente, un informe que podría llevarnos minutos, se convierte en horas al momento de realizarlo y así infinidad de tareas. El no conocer las herramientas afecta directamente a nuestro desenvolvimiento en la aplicación. Muchas veces llegan a mi documentos que están hechos como con una máquina de escribir, espacio y espacio hasta ubicar lo que quiero; claro que te sale, pero cuantos espacios tuviste que presionar para llegar a dejar el documento en condiciones? Y así infinidad de ejemplo tanto en PowerPoint como en Publisher. Entonces dónde queda la productividad si todos por más compleja que sea nuestra función terminamos escribiendo en un Word o analizando datos en un Excel?

13 de septiembre de 2010

Access vs. Excel

Originalmente Excel fue concebido como una herramienta para hacer cálculos, de ahí su nombre Hoja de Cálculos y Access como una base de datos; estos programas han ido evolucionando y mejorando y ha hecho que cada uno de ellos superpusiera su terreno sobre el otro. Esto ha creado confusión entre los usuarios y la indecisión de si debo usar uno u otro.

Para resolver esta cuestión creo que es conveniente hacernos las preguntas adecuadas a fin de decidir que me conviene más.

Una de estas cuestiones importantes es cómo quiero organizar mis datos y también cuantos datos necesito organizar y administrar.

Primero debemos tener claro que es una estructura relacional o una estructura de archivo plano. Una estructura relacional divide la información en piezas lógicas (tablas), la información se ubica en diferentes tablas, que es el caso de Access y no en una sola tabla como en Excel; que es una simple lista.

La estructura de archivos planos es fácil de crear y de mantener si no existe mucha información, es ahí donde interviene Access, teniendo en cuenta la gestión de una gran cantidad de datos.

Los datos repetidos propician el uso de una base de datos, nos permite ahorrar tiempo y esfuerzo ya que no tenemos que agregar esa información por cada nuevo registro. Otra de las razones es que si hacemos un seguimiento de eventos o acciones es mucho más eficiente hacerlo desde Access ya que nos permitirá tener un mejor control sobre la información

Ahora si necesitamos analizar información, Excel cuenta con herramientas de análisis muy poderosas como los modelos What if, pero si necesita guardar datos lo ideal es Access.

Concluyendo lo que nos decantaría usar uno u otro es por la cantidad de información y por la finalidad que tiene almacenar esa información en nuestros ordenadores.