27 de marzo de 2010

Listas Rápidas

Cuando trabajamos en Excel muchas tablas que hacemos, tienen información que pueden ser fácilmente introducidas sin la necesidad de escribirla.
Por ejemplo si estoy haciendo una tabla que lleva los días de la semana, escribo un día de la semana y luego me ubico en el punto inferior derecho de la celda, cuando el ratón toma la forma de una cruz negra y como si fuese que estoy copiando una fórmula lo arrastro hacia abajo o hacia la derecha y a continuación me agrega los días correlativos.
Igual procedimiento consigo con el resto de listas que a continuación con los meses, con los días de la semana abreviados y los meses abreviados.


Otra Lista rápida que podemos hacer es, respecto a los Bimestres, Trimestres, Cuatrimestres y Semestres. Solo en los trimestres guarda la cuenta de cuantos trimestres tiene un año, utilizando procedimiento similar al anterior.

Además podemos hacer listas con Números, utilizando el mismo procedimiento:
a) Repetidos
b) Correlativos. Para correlativos debo mantener la presionada la tecla Control.
c) Estableciendo la diferencia entre dos números. Para lo cual debo escribir los dos números en diferentes celdas, seleccionarlas y arrastrar. El listado mantendrá la diferencia entre los dos números.

Podemos hacer un Listado con Fechas:
a) Correlativas

b) Repetidas. Manteniendo presionada la tecla Control.
c) Haciendo variar el mes. Para lo cual debo a la Cinta de Opciones y en sector Modificar-Rellenar, selecciono series. Se abre un cuadro, selecciono columna, para que los datos se dispusiesen en columna y que la unidad de tiempo es mes. Además no debemos olvidar el límite que en el caso del ejemplo es 10/05/2009.
d) Haciendo variar el año. Igual que el anterior, pero determinando que el límite es 10/11/2014 y aquí la unidad de tiempo es el año.
e) Determinando los días hábiles. Aquí la unidad de tiempo son los días hábiles y el límite es 18/11/2008.

Podemos hacer un Listado con Horas, utilizando el mismo procedimiento, de seleccionar y arrastrar la celda desde el punto inferior derecho.
a) Correlativas. Aquí se modifica la hora, manteniendo los mismos minutos
b) Repetidas Se obtiene manteniendo presionada la tecla Control.
c) Estableciendo diferencias entre dos horas. Seleccionando las horas siguientes y al arrastrar mantiene la diferencia entre horas.



Podemos hacer Listas Personalizadas: Hay listas que la aplicación no puedo hacerla porque son más personales y no podría deducirlas, para eso Excel tiene las listas personalizadas. Para crear una lista personalizada debo acceder al Botón Office y seleccionar Opciones de Excel. Luego selecciono Modificar Listas Personalizadas y en Entrada de lista, escribo la lista que deseo y por último agregar. Para separar el contenido de una cela a otra debo separar las palabras por comas, para que interprete que va en cada celda.
Otra forma también de crear una lista personalizada, si ya la tenemos escrita, es ubicarme en el sector para importar la lista, selecciono la lista y luego pido Importar y ya puedo disponer cuando quiera de dicho listado.
Si deseo no tener una lista Personalizada en el mismo cuadro encontramos la posibilidad de seleccionar el listado y pedir Eliminar.

Otro truco del que también podemos tirar es, si ya tenemos una lista de datos en una misma columna y pasamos a la fila siguiente y en ese momento mantenemos presionada la tecla Alt y luego presionamos la tecla cursora hacia abajo, Excel nos da un listado ordenado por orden alfabético de la información escrita en dicha columna. La cual podemos seleccionar y se agrega dicha información a la celda.

Otras situaciones que habrán descubierto y que facilitan el ingreso de información en Excel, es cuando estamos escribiendo una lista, en una misma columna y a medida que escribimos Excel nos autocompleta si la información es igual a la que teníamos ya en dicha columna.

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