Funciones Lógicas - Excel

Cuando doy cursos de Excel y empiezo a explicar este tema veo la cara de los alumnos que incrédulos no ven un uso efectivo a esta función, pero a medida que les muestro el lado práctico se van interesando. En especial cuando profundizando ven todas las posibilidades. Esta función nos permite obtener varios resultados posibles según las condiciones que le indiquemos. La estructura básica consiste en tres partes, una donde planteo las condiciones, la otra donde indico que sucede si se cumple esa condición y por ultimo que pasa si no se cumple la condición del planteo. Por ejemplo si tengo una lista de alumnos a los que se les ha promediado sus notas y queremos saber si han aprobado, aplicaré una función Lógica que determine que aquellos cuyo promedio de nota sea igual o mayor que 5 estarán aprobado y los que estén por debajo de esa nota estén en suspendidos (desaprobado para mis compatriotas). La función sería =si(la celda que contiene el promedio es =>5;"aprobado";"suspendido"). Arrastrando la celda que tiene la fórmula obtendré los aprobados y suspendidos segú,n las notas de los alumnos. Espero haber sido lo suficientemente claro.

Días Laborables - Funciones de Fecha y Hora

Muchas veces tenemos que obtener los días laborables entre dos fechas, para ello Excel tiene una función llamada =DIAS.LAB  que  calcula  dicho período. 

Por ejemplo si tengo una fecha inicial del 10/10/2011 y tengo una fecha final del 24/11/2011, al aplicar la función obtengo = 34 días. Aplicar la función es muy sencilla, cuando escribimos el nombre de la función ya aparece que fecha debemos indicar.

Ahora si dentro de ese período hubo alguna fiesta o feriado a considerar debe ser indicada dicha fecha o sino simplemente omitimos el dato en la función.

Por lo tanto la función queda: =DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;[vacaciones])

Naturaleza de los datos en Excel

En Excel los tipos de datos que podemos escribir son:

• Texto
• Número
• Fecha

No hay problemas cuando nosotros lo escribimos, porque automaticamente asume el formato que tiene el dato, pero como casi siempre sucede, los datos los obtenemos de otras aplicaciones y estos no vienen con el formato adecuado, es decir en donde muestra una fecha, Excel no le da el tratamiento de fecha o cuando vemos un número no le da el tratamiento como tal.

Para solucionar esto debemos seleccionar los datos y al costado de la selección nos aparece un icono que nos permitirá darle el formato adecuado tanto sea para número como para fecha.

Espero que les sirva de utilidad.

Listas Desplegables para Excel 2010

Muchos alumnos me piden crear una lista desplegable en Excel, de la cual puedan seleccionar los datos y no sea necesario escribirlo. La utilidad de esto reside en que nos ahorramos el escribir el dato y además también de asegurarnos que todas las celdas de la misma columna tienen el mismo dato, debido a que en el hecho de escribir pueden cometerse pequeños errores que luego dificultan el trabajo.

Para esto es necesario tener en el documento la lista que voy a utilizar para desplegar. Es conveniente ordenarla alfabéticamente así, si la lista es larga, nos ayudará a ubicar el dato.

La lista puede estar en la misma hoja o en hojas diferentes a la hoja donde voy a colocar los datos.

Selecciono las celdas en la cuales voy a desplegar las listas y voy a Datos – Validación de Datos y luego a Permitir y selecciono Lista y en donde dice Origen selecciono los datos que quiero que salgan en dicho listado; Acepto y ya está.

Veremos que se aparece un botón que despliega la lista con las opciones que hemos seleccionado.

Crear una Lista Personalizada

Para crear una lista personalizada debo escribir los datos en una hoja de Excel en el orden que me interesa disponer los mismos o pego los datos de una lista que ya tengo creada. Luego voy a la Ficha Archivo, selecciono Opciones y por ultimo voy a las opciones Avanzadas de Excel; ahí encontraré Modificar Listas Personalizadas, (se ubica casi al final de las opciones avanzadas).

Se abre una ventana y en la parte inferior de la misma tengo la opción de seleccionar los datos que quiero convertir en Lista Personalizada, los selecciono y luego presiono Importar y así agrego este listado; para finalizar Acepto.

• Las ventajas de crear esta Lista Personalizada es que podemos escribiré cualquier dato de dicha lista y al arrastrar, como si copiásemos la celda, aparece a continuación dicho listado.
• Otra de las ventajas es que podemos ordenar listados conforme el orden en que se escrito dicho listado.