24 de agosto de 2010

¿Quién te enseñó el Outlook?

Probablemente nadie nos enseñó a utilizar una aplicación de correo electrónico; empezamos mandando el primer mail, recibimos, contestamos, y así, asumimos ya conocer la aplicación. Pero cuando el uso del correo se vuelve más profesional, donde recibimos información importante a gestionar o una gran cantidad de mensajes diarios, vemos que se vuelve incontrolable y tenemos que empezar a implementar estrategias para gestionar todo este caudal de información.

Justamente de eso trata este post, no pretendo que lo haga a pies juntillas todo lo que digo, pero si darte trucos o pautas para poder encaminar la gran avalancha de mensajes que recibimos diariamente.

Cuando abrimos la Bandeja de Entrada, debemos tener en cuenta que este es un lugar transitorio de los mensajes, que no es un lugar para depositarlos, porque el cabo de un tiempo tendremos tantos, que al fin no sabremos que tenemos o dejamos de tener.

Una vez abierto y leído el mensaje se abre una serie de opciones a seguir:

1. Responderlo,

a. Si la respuesta no nos lleva más de cinco minutos, contestarlo en el momento, ya que tendríamos que volver a leerlo y ocuparíamos el doble de tiempo en responder el mensaje.

b. Si la respuesta requiere más tiempo podríamos ponerlo en una carpeta Pendientes de Respuesta.

2. Guardarlo, si el mensaje es informativo y lo necesitaremos en el futuro. Sugiero en este caso crear carpeta por los distintos temas que tocamos, así nos será más fácil ubicar dicha información en el futuro. Esto lo podemos complementar con carpetas de búsqueda para tener un mayor control de la información almacenada.

3. Borrarlo, bueno esta es la acción más directa, pero a veces, al no hacerlo tenemos que luego volver a leer el mensaje y la bandeja se va llenando de correo inútil. El office 2010 ha sacado dos herramientas que eliminan mensajes innecesarios, por ejemplo los producidos en una conversación, donde la información está repetida gran cantidad de veces, eliminan los mensajes de la conversación dejando solo el que tiene toda la información o directamente eliminar la conversación.

4. Convertirlo en una tarea o en una cita. Muchas veces las acciones que derivan de un mensaje para darle continuidad es convertirlos en una reunión o a veces en una tarea, porque la acción que sugiere es lo suficientemente compleja.

Espero que mediante estas pautas puedan tener una Bandeja de Entradas libre de mensajes, es posible.

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