30 de noviembre de 2012

Cómo crear un Patrón en Power Point

La necesidad de crear un patrón en PowerPoint consiste en poder reproducir formatos o diseños en la misma presentación o también para utilizarlo en muchas otras presentaciones.

Utilizando el Patrón nos podemos centrar más en el contenido de la presentación,  que en la elección de colores o tipos de letras y además que también nos sirva como plantilla para la distribución de elementos dentro de una diapositiva.

Para crear un patrón se abre la aplicación y en la cinta de opciones Vista, del grupo Vista Patrón se selecciona  Patrón de dispositivas. Al acceder en  el panel izquierdo se encuentra un diseño predefinido, que al costado tiene el número 1, se selecciona este diseño y pasando a la diapositiva se puede empezar a configurar dicha diapositiva con el formato o distribución de contenidos que se desee. Una vez finalizado se cierra la vista patrón y ya está aplicado dicho patrón a toda la presentación.

Este patrón es el más sencillo, pero podemos también crear un patrón según los diseños de las diapositivas. Una vez  que se entra a la vista patrón, debajo del patrón, que tiene el número 1 al lado; abajo hay una serie de patrones que se diferencian en el diseño de los mismos; esto nos está indicando que podemos definir patrones también por diseños, es decir, que se puede establecer un patrón para una diapositiva que tenga un diseño de diapositiva de título y otra por ejemplo para una diapositiva que tenga dos objetos.

Desde la versión 2007 podemos definir diferentes patrones para diferentes diseños de diapositiva, por eso es tan importante que cuando se cree una presentación se utilicen los diseños que  provee la aplicación, de esa forma cuando se aplique el patrón lo hará según el diseño definido.

Por supuesto no todas las presentaciones se pueden ajustar a los diseños que provee la aplicación, pero también tenemos la posibilidad poder crear nuestros propios diseños. Para crear nuestros propios diseños lo encontraremos en Vista\Patrón de Diapositiva\Insertar Diseño y a partir de ahí insertar los marcadores que se necesitan colocar en la presentación.

Espero haber sido claro, por favor, ante cualquier consulta no dejéis de hacerla.

18 de noviembre de 2012

Recomendaciones para PowerPoint

Todos somos capaces de hacer una presentación, el fácil manejo de la aplicación permite que rápido podamos trabajar en ella, pero también es la mejor forma de no aprender nada ya que como es muy intuitiva esto facilita su uso, pero en definitiva nos quedamos con las cuatro cosas que mal aprendemos.

Para usar eficientemente se empieza primero por desarrollar el patrón a fin de reproducir en las diapositivas todos aquellos elementos comunes que están de una diapositiva a otra y no estar repitiendo en cada diapositiva las mismas acciones. Podemos hacer tantos patrones como necesitemos y creando diseños que se ajusten a la distribución de los elementos que deseamos. Estos patrones tienen mucha utilidad, en especial cuando en una presentación necesitamos que muchos de los contenidos que lleva se repitan y de esa forma  automatizar su uso.

La complejidad de una diapositiva reside en la distribución de sus contenidos, en especial aquellas que almacenan gran cantidad de información. Lo conveniente en este caso es analizar los elementos similares dentro de la diapositiva, dotarlo de todos los formatos y efectos necesarios, luego copiarlos  utilizando el ratón; es decir, se selecciona un objeto con los formatos aplicados y manteniendo presionada la tecla control me permite duplicar el objeto y en caso de que necesitemos que el desplazamiento sea solamente vertical u horizontal, al mismo tiempo también presiono la tecla mayúscula.

De esta forma con estas dos acciones conseguiremos agilizar el uso del PowerPoint, espero que toda esta les sirva y en futuros artículos comentar de forma más detallada estas acciones

6 de noviembre de 2012

Control de Cambios


Muchas veces estamos trabajando varias personas en un mismo documento, agregando información, corrigiendo o corroborando datos. Al cabo de un tiempo no nos queda claro ¿quién? hizo ¿qué? y si no tuvimos la precaución de guardar el documento original ya no sabríamos que quedó de la primera versión del mismo.
Para tener un control de las modificaciones que se están haciendo, se activa la herramienta de Control de Cambios, que se encuentra en la ficha Revisar y se procede a guardar el documento.
El documento con el control de cambios activo será enviado a aquellos que tienen la tarea de revisar y modificar el contenido del mismo. Todos los cambios que se hagan en el documento quedarán registrados.
Una vez finalizadas las modificaciones y enviado al autor, éste podrá mediante el Panel de Revisión ver las modificaciones que hubo, el cual podrá aceptar o rechazar dichos cambios.
Esta opción está disponible tanto en Word como en Excel. En PowerPoint la alternativa es insertar comentarios para indicar los cambios.
Espero que les haya sido útil.