21 de diciembre de 2012

Gestionando un Documento Maestro

Si se desea  ver el contenido, en el documento maestro, de un determinado subdocumento.

Se abre el documento maestro, se verán los vínculos a cada uno de los subdocumentos; se selecciona vista Esquema, ahí me muestra el documento maestro con sus correspondientes subdocumentos, de la ficha Esquema se selecciona Mostrar Documento y por último Expandir Documentos.

Si se desea unir dos subdocumentos

Se abre el documento maestro, se accede a la vista Esquema y se selecciona Mostrar Documentos y luego Expandir Documentos.
Si desea unir subdocumentos y estos están contiguos se los selecciona y se pide Combinar. El resultado es que un subdocumento que contiene el contenido de ambos.

Si se desea unir subdocumentos que no están contiguos se debe desplazar el subdocumento a unir a continuación del que se quiere unir y se presiona Combinar. Para desplazar un subdocumento, se lo selecciona y arrastra hasta el destino y se precede a unirlos.

Insertar un documento como subdocumento en un Documento Maestro

Se abre el documento maestro, se accede a la vista Esquema y se selecciona Mostrar Documentos y luego Expandir Documentos.

En la cinta de opciones se selecciona Insertar y se selecciona el documento y ya este documento pasa a ser parte del documento maestro. Es recomendable que todos los subdocumentos se encuentren en la misma carpeta.

Espero que sea de vuestro interés.

8 de diciembre de 2012

Crear un documento maestro

Trabajar con documentos extensos y con gran cantidad de elementos hace que se dificulte y ralentice la edición del mismo. Para esto Word permite dividir el documento en Subdocumentos, tantos como sean necesarios para gestionar convenientemente el documento maestro.

Se abre el documento a dividir y se ubica en el punto dónde se va  a partir y yendo a Inicio\Estilos se solicita Título1. Esta acción se repite en todos los puntos donde es necesario formar un nuevo subdocumento.

Una vez terminadas las particiones se solicita visualizar el archivo en formato Esquema, para ello se debe ir a Vista\Vistas de documentos y se selecciona Esquema.

Cuando se visualiza el documento como esquema se va a la ficha Esquema y en el grupo Documento Maestro se selecciona Mostrar Documento.

Se seleccionan las distintas partes de en que se ha fijado el Título 1,  y se presiona Crear  de Documento maestro.

Al guardar el archivo el archivo que contiene toda la información es el archivo maestro y además se han creado tantos subdocumentos como Título 1 se ha fijado.

El trabajo que se lleve a cabo en cualquier subdocumento será registrado en el maestro y viceversa. Además la edición puede llevarse a cabo desde la vista esquema, lo que facilita la edición del mismo.

Espero que les  sea interesante el tema y puedan aplicarlo.