Gestionando un Documento Maestro

Si se desea  ver el contenido, en el documento maestro, de un determinado subdocumento.

Se abre el documento maestro, se verán los vínculos a cada uno de los subdocumentos; se selecciona vista Esquema, ahí me muestra el documento maestro con sus correspondientes subdocumentos, de la ficha Esquema se selecciona Mostrar Documento y por último Expandir Documentos.

Si se desea unir dos subdocumentos

Se abre el documento maestro, se accede a la vista Esquema y se selecciona Mostrar Documentos y luego Expandir Documentos.
Si desea unir subdocumentos y estos están contiguos se los selecciona y se pide Combinar. El resultado es que un subdocumento que contiene el contenido de ambos.

Si se desea unir subdocumentos que no están contiguos se debe desplazar el subdocumento a unir a continuación del que se quiere unir y se presiona Combinar. Para desplazar un subdocumento, se lo selecciona y arrastra hasta el destino y se precede a unirlos.

Insertar un documento como subdocumento en un Documento Maestro

Se abre el documento maestro, se accede a la vista Esquema y se selecciona Mostrar Documentos y luego Expandir Documentos.

En la cinta de opciones se selecciona Insertar y se selecciona el documento y ya este documento pasa a ser parte del documento maestro. Es recomendable que todos los subdocumentos se encuentren en la misma carpeta.

Espero que sea de vuestro interés.

Crear un documento maestro

Trabajar con documentos extensos y con gran cantidad de elementos hace que se dificulte y ralentice la edición del mismo. Para esto Word permite dividir el documento en Subdocumentos, tantos como sean necesarios para gestionar convenientemente el documento maestro.

Se abre el documento a dividir y se ubica en el punto dónde se va  a partir y yendo a Inicio\Estilos se solicita Título1. Esta acción se repite en todos los puntos donde es necesario formar un nuevo subdocumento.

Una vez terminadas las particiones se solicita visualizar el archivo en formato Esquema, para ello se debe ir a Vista\Vistas de documentos y se selecciona Esquema.

Cuando se visualiza el documento como esquema se va a la ficha Esquema y en el grupo Documento Maestro se selecciona Mostrar Documento.

Se seleccionan las distintas partes de en que se ha fijado el Título 1,  y se presiona Crear  de Documento maestro.

Al guardar el archivo el archivo que contiene toda la información es el archivo maestro y además se han creado tantos subdocumentos como Título 1 se ha fijado.

El trabajo que se lleve a cabo en cualquier subdocumento será registrado en el maestro y viceversa. Además la edición puede llevarse a cabo desde la vista esquema, lo que facilita la edición del mismo.

Espero que les  sea interesante el tema y puedan aplicarlo.

Cómo crear un Patrón en Power Point

La necesidad de crear un patrón en PowerPoint consiste en poder reproducir formatos o diseños en la misma presentación o también para utilizarlo en muchas otras presentaciones.

Utilizando el Patrón nos podemos centrar más en el contenido de la presentación,  que en la elección de colores o tipos de letras y además que también nos sirva como plantilla para la distribución de elementos dentro de una diapositiva.

Para crear un patrón se abre la aplicación y en la cinta de opciones Vista, del grupo Vista Patrón se selecciona  Patrón de dispositivas. Al acceder en  el panel izquierdo se encuentra un diseño predefinido, que al costado tiene el número 1, se selecciona este diseño y pasando a la diapositiva se puede empezar a configurar dicha diapositiva con el formato o distribución de contenidos que se desee. Una vez finalizado se cierra la vista patrón y ya está aplicado dicho patrón a toda la presentación.

Este patrón es el más sencillo, pero podemos también crear un patrón según los diseños de las diapositivas. Una vez  que se entra a la vista patrón, debajo del patrón, que tiene el número 1 al lado; abajo hay una serie de patrones que se diferencian en el diseño de los mismos; esto nos está indicando que podemos definir patrones también por diseños, es decir, que se puede establecer un patrón para una diapositiva que tenga un diseño de diapositiva de título y otra por ejemplo para una diapositiva que tenga dos objetos.

Desde la versión 2007 podemos definir diferentes patrones para diferentes diseños de diapositiva, por eso es tan importante que cuando se cree una presentación se utilicen los diseños que  provee la aplicación, de esa forma cuando se aplique el patrón lo hará según el diseño definido.

Por supuesto no todas las presentaciones se pueden ajustar a los diseños que provee la aplicación, pero también tenemos la posibilidad poder crear nuestros propios diseños. Para crear nuestros propios diseños lo encontraremos en Vista\Patrón de Diapositiva\Insertar Diseño y a partir de ahí insertar los marcadores que se necesitan colocar en la presentación.

Espero haber sido claro, por favor, ante cualquier consulta no dejéis de hacerla.

Recomendaciones para PowerPoint

Todos somos capaces de hacer una presentación, el fácil manejo de la aplicación permite que rápido podamos trabajar en ella, pero también es la mejor forma de no aprender nada ya que como es muy intuitiva esto facilita su uso, pero en definitiva nos quedamos con las cuatro cosas que mal aprendemos.

Para usar eficientemente se empieza primero por desarrollar el patrón a fin de reproducir en las diapositivas todos aquellos elementos comunes que están de una diapositiva a otra y no estar repitiendo en cada diapositiva las mismas acciones. Podemos hacer tantos patrones como necesitemos y creando diseños que se ajusten a la distribución de los elementos que deseamos. Estos patrones tienen mucha utilidad, en especial cuando en una presentación necesitamos que muchos de los contenidos que lleva se repitan y de esa forma  automatizar su uso.

La complejidad de una diapositiva reside en la distribución de sus contenidos, en especial aquellas que almacenan gran cantidad de información. Lo conveniente en este caso es analizar los elementos similares dentro de la diapositiva, dotarlo de todos los formatos y efectos necesarios, luego copiarlos  utilizando el ratón; es decir, se selecciona un objeto con los formatos aplicados y manteniendo presionada la tecla control me permite duplicar el objeto y en caso de que necesitemos que el desplazamiento sea solamente vertical u horizontal, al mismo tiempo también presiono la tecla mayúscula.

De esta forma con estas dos acciones conseguiremos agilizar el uso del PowerPoint, espero que toda esta les sirva y en futuros artículos comentar de forma más detallada estas acciones

Control de Cambios

Muchas veces estamos trabajando varias personas en un mismo documento, agregando información, corrigiendo o corroborando datos. Al cabo de un tiempo no nos queda claro ¿quién? hizo ¿qué? y si no tuvimos la precaución de guardar el documento original ya no sabríamos que quedó de la primera versión del mismo.

Para tener un control de las modificaciones que se están haciendo, se activa la herramienta de Control de Cambios, que se encuentra en la ficha Revisar y se procede a guardar el documento.

El documento con el control de cambios activo será enviado a aquellos que tienen la tarea de revisar y modificar el contenido del mismo. Todos los cambios que se hagan en el documento quedarán registrados.

Una vez finalizadas las modificaciones y enviado al autor, éste podrá mediante el Panel de Revisión ver las modificaciones que hubo, el cual podrá aceptar o rechazar dichos cambios.

Esta opción está disponible tanto en Word como en Excel. En PowerPoint la alternativa es insertar comentarios para indicar los cambios.

Espero que les haya sido útil.

Como hacer una Tabla de Contenidos en Word

Muchas veces necesitamos hacer una Tabla de Contenidos en Word, es decir,  aquella herramienta que identifique los títulos de los diferentes puntos que se tocan en un documento y que todo esto sea resumido en una tabla, que además indique en qué página se encuentra ese punto, pues bien, eso es una Tabla de  Contenidos y no un Índice, que es otra herramienta de Word, hago la aclaración porque es común querer hacer una Tabla de Contenido y buscar como hacer un Índice.

Una vez escrito el documento o a medida que vamos escribiendo se debe identificar el texto que formará parte de esa Tabla de Contenidos, para ello se debe seleccionar el texto y seleccionar Título 1, que se ubica en la pestaña Inicio, grupo Estilos. Si se desea crear subpuntos dentro de la Tabla de Contenidos se selecciona el Título 2. Esto cambiará el formato de los títulos, que pueden ser nuevamente formateados conforme nuestras necesidades, pero ya está identificado que es un título, que es lo que utiliza la aplicación para formar dicha tabla.

Se ubica el cursor en el lugar que deseamos que se inserte la tabla y luego se debe seleccionar la pestaña Referencias y en el grupo Tabla de Contenido se selecciona Tabla de Contenidos, del cual podremos seleccionar el tipo de Tabla que más nos interese.

Si posteriormente se realizan cambios en el texto, esto puede ser actualizado con el botón Actualizar Tabla que se encuentra dentro de la Pestaña Referencias grupo Tabla de Contenidos.

Espero haber sido claro y que puedan hacerlo. Esta herramienta no está disponible para PowerPoint, ya que no es el objetivo de la aplicación crear índices o tablas de contenidos. Saludos y hasta el próxima.

Y el Power Point, para qué sirve?

Llevo años dando cursos de Ofimática y es en la única aplicación que tengo que recordarle a los alumnos para que sirve  Power Point.  Mis alumnos me hacen preguntas que evidencian que no le dan el uso adecuado, esperando que haga ciertas tareas que por su utilidad intrínseca no puedo hacerlo y hay una especie de desencanto al ver que no pueden lograr lo que quieren.

Fundamentalmente  “Power Point es una aplicación que sirve para que un orador cuando esté dando una charla pueda apoyarse en la presentación, le sirva de guía para ir desarrollando los temas, para potenciar ciertos mensajes y ayudarlo a expresar su mensaje con mayor fuerza ”; podríamos encontrarle otras utilidades,  pero esta es la relevante. Además cuenta con una serie de herramientas que facilitan justamente el sentido de su finalidad.

En muchos casos se hace una presentación con el fin de transmitir una idea, pero claro ya no son las pocas palabras que se apoya  la persona que da la charla, sino que son extensísimos párrafos en donde está casi todo está escrito y muy poco ya por agregar o también diapositivas donde hay enormes tablas que para meterla han tenido que reducir el tamaño de letra y es casi ilegible. Se utiliza el Power Point para hacer escritos que de hacerlo deberíamos usar el Word.

Pienso qué ha impulsado al usuario a hacer esto, me surgen teorías como se sintieron cómodos utilizando esta aplicación y no vieron las ventajas de otras; o Word les resultó complicado y prefirieron esta. Se usa el Power Point como un Word.

He visto una infinidad de usos, pero no para lo que fue creado,  por ejemplo transmitir comunicados dentro de una empresa, hacer un manual sobre un Power Point, hacer boletines, presupuestos!!! y bueno la lista puede ser muy extensa.

Si sabemos para que sirve una aplicación podremos darle el uso y el beneficio correcto o sino siempre estaremos luchando para llegar a que haga algo para lo que no fue concebida.

Restando Fechas con la función Sifecha

En Excel tenemos la oportunidad de utilizar una gran cantidad de fórmulas, pero hoy quiero mostrarles una que no está disponible en la cinta de opciones Fórmulas, sino que está oculta y para poder usarla primero debemos ir a la cinta de opciones Archivo y luego Opciones, se abre una ventana y del panel izquierdo selecciono Complementos, presiono el botón ir y selecciono Herramientas de Análisis y por último Acepto, con esto consigo activar funciones que no estaban disponibles.

Bueno la función que les quería mostrar permite restar fechas y con la ventaja de que puedo expresar ese resultado en días, meses o años.

La función es =Sifecha(fecha_inicio;fecha_fin;”x”)

A "x "la reemplazo por:

• “d” si quiero que me exprese el resultado en días

• “m” si deseo que me exprese el resultado en meses.

• “y” si necesito expresar el resulado en años.

Aquí va un ejemplo de la misma expresada en todos las posibilidades.

Espero que les parezca interesante y la puedan utilizar.

Contar según una o varias condiciones

Dentro de las funciones de estadística que existen hay una función que nos permitirá contar según un criterio o invocando varios criterios, les aclaro que esta disponible a partir de la versión 2007 del Office.

Para una sola condición tenemos =Contar.Si(rango; condición) y para contar en función a varias condiciones tenemos =Contar.Si.Conjunto(rango_criterio1;criterio1;rango criterio2;criterio2) y sí tantos criterios que se quiera considerar.

A continuación un ejemplo:

De esta tabla queremos contar Empleados que tienen una antigüedad mayor a 2 años

De esta tabla queremos contar empleados que tienen una antigüedad mayor  1 año  y un puntaje superior a 200.

Funciones Lógicas - Excel

Cuando doy cursos de Excel y empiezo a explicar este tema veo la cara de los alumnos que incrédulos no ven un uso efectivo a esta función, pero a medida que les muestro el lado práctico se van interesando. En especial cuando profundizando ven todas las posibilidades.

Esta función nos permite obtener varios resultados posibles según las condiciones que le indiquemos.

La estructura básica consiste en tres partes, una donde planteo las condiciones, la otra donde indico que sucede si se cumple esa condición y por ultimo que pasa si no se cumple la condición del planteo.

Por ejemplo si tengo una lista de alumnos a los que se les ha promediado sus notas y queremos saber si han aprobado, aplicaré una función Lógica que determine que aquellos cuyo promedio de nota sea igual o mayor que 5 estarán aprobado y los que estén por debajo de esa nota estén suspendidos (desaprobado para mis compatriotas). La función sería =si(la celda que contiene el promedio es =>5;"aprobado";"suspendido"). Arrastrando la celda que tiene la fórmula obtendré los aprobados y suspendidos según las notas de los alumnos. Espero haber sido lo suficientemente claro.

A Continuación desarrollo un ejemplo.

Días Laborables - Funciones de Fecha y Hora

Muchas veces tenemos que obtener los días laborables entre dos fechas, para ello Excel tiene una función llamada =DIAS.LAB  que  calcula  dicho período. 

Por ejemplo si tengo una fecha inicial del 10/10/2011 y tengo una fecha final del 24/11/2011, al aplicar la función obtengo = 34 días. Aplicar la función es muy sencilla, cuando escribimos el nombre de la función ya aparece que fecha debemos indicar.

Ahora si dentro de ese período hubo alguna fiesta o feriado a considerar debe ser indicada dicha fecha o sino simplemente omitimos el dato en la función.

Por lo tanto la función queda: =DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;[vacaciones])