Transformación Digital

Es un cambio cultural que involucra tecnología y personas. En donde la aparición de nuevas tecnologías permite la transformación digital y una nueva manera de relacionarnos entre nosotros y con dicha tecnología.

La transformación digital está cambiando, como en tantas cosas, la forma en que la gente se comunica e informa. Las redes sociales como Whatsapp, Twitter nos mantienen constantemente comunicados y sumado a los Smartphone aumenta aún más estas posibilidades. Ya no hace falta comprarse el periódico para estar informado, lo tenemos en diferentes plataformas que nos permiten estar informados al minuto. Hoy comprar un billete de avión, reservar un hotel y tantas acciones más, se canalizan a través de Internet, piensen como hacían todas estas tareas hace unos 5 años atrás. Internet se ha convertido en un lugar de acción, de ejecución de actividades.

Esta transformación digital se observa en las organizaciones, en las empresas, que les obliga a repasar sus procesos que utilizan para comunicarse y desarrollar sus actividades, como análisis de mercado, relación con los  proveedores, procesos de innovación, formación del personal, atención al cliente, relación con proveedores, etc. Cambios en el modelo de relación de las personas con las organizaciones, tanto con el cliente como entre los empleados.

La transformación digital es un proceso que aún no ha acabado. Cada día aparecen novedades tecnológicas y se incorporan más y más personas y dispositivos al inmenso flujo de datos e interacciones que configuran la actual Internet.

La aparición de tecnologías disruptivas ha multiplicado exponencialmente la habilidad de conectarnos lo que permitió un cambio en las organizaciones y en la gente que usa dicha tecnología.

En el pasado las grandes organizaciones generaban una ventaja competitiva realizando importantes inversiones que permitían el éxito. Las empresas aseguraban su éxito en función del volumen de sus inversiones.

Hoy en día esa ventaja competitiva se redujo ya que las pequeñas organizaciones no necesitan hacer grandes inversiones para ser competitivas, estos nuevos actores pueden acceder a cualquier mercado y competir sin la necesidad de hacer grandes inversiones.

Esta ventaja actualmente se ve en la rapidez que la organización puede adaptarse a los cambios en mercados competitivos. Los nuevos actores son personas que tienen un alto compromiso con la entrega de resultados.

El cambio organizativo se ajusta en pequeños grupos autogestionados:

• Que están en constante aprendizaje e investigación.
• Que se gestionan con gran agilidad.
• Que permitan una escalabilidad, es decir, un crecimiento a mayores estructuras que están interconectadas y comunicadas entre ellas.

Todo esto supone la aceptación de un entorno de creciente complejidad, donde los cambios e incertidumbres impiden la planificación más allá del muy corto plazo.

La entrega de valor no se ha visto alterada, sino potenciada al entregar al  cliente un producto ajustado a sus necesidades y expectativas.

La Transformación Digital se caracteriza por clientes que reclaman a las organizaciones productos y servicios con:      

• Plena accesibilidad desde diferentes plataformas
• Inmediatez en el acceso a los datos, a la información
• Un servicio ajustado a sus necesidades.
• Mayor protagonismo del usuario, un rol activo dentro de la organización.

La transformación digital exige invertir esfuerzos para anticiparnos a las amenazas y ver qué oportunidad de beneficio hay dentro del fenómeno digital. Para ello, es esencial dominar las lógicas digitales y entender qué valor puede aportar lo digital a la empresa, ya sea en términos de eficiencia de ahorro de costes y/o de mejora de la productividad.

Aquellos que entiendan, que actúen, dentro de la transformación digital tomarán el control y serán capaces de convertirse en los líderes de mercados. La dirección de la empresa y su comprensión de la dimensión y la irreversibilidad de la transformación digital son esenciales para empujar el proceso de la transformación.

No es marketing. Es rediseño de procesos. Es la transformación del negocio.

El movimiento se demuestra andando

Hay dos tipos de procesos, por un lado están los procesos muy bien definidos, donde las entradas, salidas y actividades son precisas. Por otro lado están aquellos procesos que si bien tienen definido un objetivo no hay procedimiento tan definido y son producto de la observación y de la experimentación.

Scrum se centra más en estos últimos procesos, ya que se parte de la premisa que, para algo que sea exitoso, es necesario observar y analizar las diferentes variables y establecer procedimientos más adecuados, no hay verdades absolutas, ni procedimientos perfectos, es necesario inspeccionar para luego adaptar y eso se consigue cuando se tiene una mente abierta al cambio a la inquietud en la búsqueda de la mejora.

Scrum propone que los procesos están bien, pero es importante investigar y probar, cuál es la mejor forma de hacerlo, es decir, no asumir un proceso como un dogma, solo como una guía operativa, qué podemos cambiar para mejorar nuestros resultados, por eso debemos experimentar, probar y tomar las decisiones que nos lleve al éxito en la gestión de proyectos.

Es necesario tener disciplina y motivación. Disciplina para ser constantes esto no se hace una vez y luego se olvida, hay que perseverar, estar atento a cualquier desviación y tomar acciones para reconducir y por último  para tomarnos todo este trabajo necesitamos estar motivados en los resultados, verdaderamente implicados, o sino se convierte en una serie de tortuosos pasos desesperanzadores.

Como tantas veces escuché “El movimiento se demuestra andando”.

La entrega de Valor en un proyecto Ágil

El resultado de un proyecto en definitiva es lo que cuenta y si este satisface las necesidades y expectativas del cliente. En una metodología predictiva o tradicional ese resultado llega al cliente al finalizar el proyecto, ya podrá gustarle poco o mucho que ya está todo hecho.

En SCRUM ese resultado puede ser visible y evaluable a las pocas semanas de haber iniciado el proyecto; esto es gracias a que el desarrollo de un proyecto ágil es a través de iteraciones o ciclos denominados Sprint. Las iteraciones en SCRUM permiten que cada "x" tiempo, que no debe superara las 6 semanas, se pueda entregar resultados parciales e incrementales.

El equipo de SCRUM se organiza para entregar resultados funcionales al cliente, es decir, valor que el cliente pueda evaluar y aprobar o rechazar.

EL hecho de que un proyecto tenga un desarrollo iterativo permite desde un primer momento que el cliente pueda ir apreciando los resultados, que por supuesto serán parciales y así se pueden ir tranquilizando las expectativas respecto de lo que se está haciendo y si hemos hecho una correcta interpretación de las necesidades del cliente.

Para un equipo de SCRUM es muy importante, porque obtiene en tiempo real un feedback del cliente, que indica si los pasos que vamos dando están siendo certeros o no.

La entrega de valor en SCRUM es temprana y constante, porque cada Sprint es una oportunidad de entregar valor y esto lo podemos hacer desde las pocas semanas de iniciado el proyecto y es constante porque a través de todo el proyecto, es decir, sprint tras sprint se está entregando valor.

Haz lo que te pido y no lo que quieres

Muchas veces desde una determinada visión se desarrollan requisitos que el cliente no valora. El que desarrolla el proyecto encuentra satisfacción en hacerlo, pero el cliente ya sea porque no le interesa o le resulta indiferente no valora el resultado. Se utiliza tiempo, dinero, esfuerzo en algo que no es apreciado por el cliente.

¿Piensen hace cuanto que no usan el Visual Basic en Word? Por favor, háganse la pregunta… A esta pregunta la encontré hace mucho en un libro y expresa claramente necesidad de definir un criterio que nos permita identificar aquello que es importante en un proyecto. Me imagino que el que desarrolló el Visual Basic en Word habrá estado orgulloso de su tarea, pero verdaderamente no pensó en el cliente.

Así y muchos otros ejemplos más que ustedes verán en su día a día hace que hagamos cosas que no son valorados por aquellos que la reciben. Hay que centrarse en lo que el cliente quiere, es fundamental. El éxito de un proyecto en Scrum pasa por conseguir la satisfacción del cliente y participando en la obtención de resultados.

En el desarrollo de software hay una regla, de Pareto, que dice: “El 80% del valor que aporta de un producto no reside más que en un 20% de sus características pensemos en esto al momento de definir los requisitos en un proyecto

Al cliente no le gusta....

Cuando iniciamos un proyecto, nos pasan los requisitos que debemos desarrollar para obtener el resultado final del proyecto. Por lo general, esta es una tarea ardua, compleja, porque es necesario hacer una correcta  y completa interpretación de dichos requisitos. Una vez recogida toda la información y tras un período de planificación nos ponemos a la tarea de crear el entregable para que el cliente lo apruebe. Y ahí la cuestión: “al cliente no le gusta lo que hemos hecho”.

El otro día leyendo un libro encontré está frase que me parece viene a cuento. “Nadie debería pasarse la vida realizando un trabajo inútil, no solo porque no es un buen negocio, sino porque mata la ilusión”. Y no pude más que dar la razón.

El enfoque de Scrum corrige este despropósito teniendo en cuenta dos principios; los requisitos deben ser priorizados para saber qué es lo importante en un proyecto, es decir, Priorizar según el valor y por último los sprints nos permitirán ajustar los resultados a la satisfacción del cliente; el Desarrollo Iterativo. Scrum en estos dos principios busca la satisfacción y no lo de “al cliente no le gusta lo que hemos hecho”.

Interiorizando a Scrum

Cuando doy un curso de Scrum siempre tengo la duda de si mis alumnos están comprendiendo lo que les digo. No digo solamente con quedarse con el concepto sino interiorizar, llegar a entender lo relevante del tema, en definitiva llegar a comprender.

Con el paso del tiempo me he dado cuenta que los conceptos de Scrum deben madurar, en un primer momento nos quedamos con ellos, los repetimos pero no más, hasta que un día unes un concepto con otro y zas la chispa empieza la comprensión, empezamos a interiorizarlo.

A Scrum solo lo podemos aprender practicándolo, eso permite obtener el dominio del tema que nos llevará a un mejor control de los proyectos.

Se han identificado tres etapas por las que se atraviesa hasta llegar a ese tan esperado dominio. En un primera etapa te conoces todas las reglas, las cuales hay que repetirlas como se repiten los pasos de un baile para poder asimilarlo. Aquí no es posible salirte del guion.

En una segunda etapa llegas al dominio de las reglas y las formas y aquí si puedes empezar a hacer modificaciones, es decir, puedes ir dándole tu toque personal.

En una tercera etapa se puede dejar a un lado las formas y llega el dominio completo de la práctica y puedes innovar todo lo que quieras, sin ningún tipo de impedimento, porque has interiorizado de tal forma que en cada cosa que haces la esencia de Scrum está presente.

Scrum requiere práctica y atención, pero también un esfuerzo a evolucionar, a llegar a un nuevo estado, en definitiva la madurez necesaria para poder controlar un proyecto.

Scrum, un nuevo enfoque en Gestión de Proyectos.

Scrum, es un marco para gestionar proyectos ágiles, es un nuevo enfoque que con menos personas y en menor tiempo se pueden dar mejores resultados en calidad y a un menor precio. Desarrolla una estructura en torno al aprendizaje, permitiendo a los equipos evaluar tanto lo que han creado, como la forma en que lo han hecho. Se basa en la manera en cómo trabajan realmente los equipos y les proporciona herramientas para organizarse y mejorar rápidamente tanto la velocidad de obtención como la calidad de los resultados del proyecto. Un equipo bajo Scrum mejora espectacularmente su productividad.

Se comprueba cada cierto tiempo si lo que se está haciendo es lo más adecuado y ver si existen maneras de mejorarlo en rapidez, en calidad o eliminando aquellas cosas que nos impiden avanzar.

Son ideas sencillas que requieren reflexión, introspección, sinceridad y disciplina y el objetivo de la formación es hacerles pensar sobre estas cuestiones.

Es importante reflexionar ya que si no vemos la necesidad de un cambio estamos destinados a morir. El cambio es la energía que nos lleva a adaptarnos a un mundo cambiante.

El Espejismo de la Planificación

Una de las herramientas que siempre he utilizado para gestionar proyectos es el Diagrama de Gantt, pensaba que con tenerlo todo planificado iba a ser suficiente, para cumplir con mis proyectos.

Es totalmente tentador, atractivo, que ponemos tal tarea, que la relacionamos con la otra, que le damos la duración de… y así sucesivamente, sentía que era perfecto, que pensándolo todo con tanto cuidado mis desviaciones a lo planificado iban a ser mínimas, con la ilusión de hacer las cosas bien pensadas.

El gran problema sucedía que cuando ejecutaba el proyecto no se cumplía y parecía imposible, mi desconcierto era tal, que quería obligar a que la realidad se ajustara a mis informes, presionaba con los controles y nada, la realidad me daba la espalda. Consulté a mi amigo Juan, que está a cargo de una empresa y me dijo que había visto cientos de Diagramas de Gantt a lo largo de su carrera, pero que al fin no se cumplían.

Pero entonces qué falla, cómo podré resolverlo, qué estaba haciendo mal o es que la manera de gestionar los proyectos no es la acertada. Gasto un montón de tiempo y esfuerzo en crear algo que no sirve, que constantemente estoy corrigiendo. Empecé a dudar de mis conocimientos de cómo gestionar un proyecto, para dónde voy, me olvido de todo ¿y qué?

Un día buscando un libro por Internet me encontré con otro, de un compatriota argentino (Martín Alaimo), que hablaba de Scrum y del fracaso de las metodologías tradicionales; parecía que me hablaba a mí y ahí empecé a meterme en el mundo de los Proyectos Ágiles y cada vez que leo artículos, comentarios, blogs estoy más entusiasmado con este enfoque.

Dice cosas obvias, de cómo mejorar la gestión de proyecto; que si me hubiese puesto a pensar, tal vez hubiese llegado a alguna de esas conclusiones, bueno eso creo….. Repetimos fórmulas erróneas constantemente como si estuviésemos esperando que alguna vez funcionen.

Fundamentalmente Scrum habla como gestionar un Equipo de trabajo, de lo importante que es para un proyecto, para una organización, contar con un equipo entregado a la obtención de resultados. Me mostró otra manera de gestionar proyectos, en donde la flexibilidad, el aprendizaje, la inspección y adaptación constante son los pilares sobre lo que se sustenta. En sucesivos artículos les iré contando mis reflexiones.