Listas Rápidas

Cuando trabajamos en Excel muchas tablas que hacemos, tienen información que pueden ser fácilmente introducidas sin la necesidad de escribirla.
Por ejemplo si estoy haciendo una tabla que lleva los días de la semana, escribo un día de la semana y luego me ubico en el punto inferior derecho de la celda, cuando el ratón toma la forma de una cruz negra y como si fuese que estoy copiando una fórmula lo arrastro hacia abajo o hacia la derecha y a continuación me agrega los días correlativos.
Igual procedimiento consigo con el resto de listas que a continuación con los meses, con los días de la semana abreviados y los meses abreviados.

Otra Lista rápida que podemos hacer es, respecto a los Bimestres, Trimestres, Cuatrimestres y Semestres. Solo en los trimestres guarda la cuenta de cuantos trimestres tiene un año, utilizando procedimiento similar al anterior.

Además podemos hacer listas con Números, utilizando el mismo procedimiento:
a) Repetidos
b) Correlativos. Para correlativos debo mantener la presionada la tecla Control.
c) Estableciendo la diferencia entre dos números. Para lo cual debo escribir los dos números en diferentes celdas, seleccionarlas y arrastrar. El listado mantendrá la diferencia entre los dos números.

Podemos hacer un Listado con Fechas:
a) Correlativas
b) Repetidas. Manteniendo presionada la tecla Control.
c) Haciendo variar el mes. Para lo cual debo a la Cinta de Opciones y en sector Modificar-Rellenar, selecciono series. Se abre un cuadro, selecciono columna, para que los datos se dispusiesen en columna y que la unidad de tiempo es mes. Además no debemos olvidar el límite que en el caso del ejemplo es 10/05/2009.
d) Haciendo variar el año. Igual que el anterior, pero determinando que el límite es 10/11/2014 y aquí la unidad de tiempo es el año.
e) Determinando los días hábiles. Aquí la unidad de tiempo son los días hábiles y el límite es 18/11/2008.

Podemos hacer un Listado con Horas, utilizando el mismo procedimiento, de seleccionar y arrastrar la celda desde el punto inferior derecho.
a) Correlativas. Aquí se modifica la hora, manteniendo los mismos minutos
b) Repetidas Se obtiene manteniendo presionada la tecla Control.
c) Estableciendo diferencias entre dos horas. Seleccionando las horas siguientes y al arrastrar mantiene la diferencia entre horas.

Podemos hacer Listas Personalizadas: Hay listas que la aplicación no puedo hacerla porque son más personales y no podría deducirlas, para eso Excel tiene las listas personalizadas. Para crear una lista personalizada debo acceder al Botón Office y seleccionar Opciones de Excel. Luego selecciono Modificar Listas Personalizadas y en Entrada de lista, escribo la lista que deseo y por último agregar. Para separar el contenido de una cela a otra debo separar las palabras por comas, para que interprete que va en cada celda.
Otra forma también de crear una lista personalizada, si ya la tenemos escrita, es ubicarme en el sector para importar la lista, selecciono la lista y luego pido Importar y ya puedo disponer cuando quiera de dicho listado.
Si deseo no tener una lista Personalizada en el mismo cuadro encontramos la posibilidad de seleccionar el listado y pedir Eliminar.

Otro truco del que también podemos tirar es, si ya tenemos una lista de datos en una misma columna y pasamos a la fila siguiente y en ese momento mantenemos presionada la tecla Alt y luego presionamos la tecla cursora hacia abajo, Excel nos da un listado ordenado por orden alfabético de la información escrita en dicha columna. La cual podemos seleccionar y se agrega dicha información a la celda.

Otras situaciones que habrán descubierto y que facilitan el ingreso de información en Excel, es cuando estamos escribiendo una lista, en una misma columna y a medida que escribimos Excel nos autocompleta si la información es igual a la que teníamos ya en dicha columna.

Mejorando el uso del Excel

Cuando vemos trabajar en Excel, a ciertas personas, se nota la pericia que tiene en el programa. Utiliza teclas o combinaciones de teclas que agilizan su uso; por lo general se depende mucho del ratón para realizar ciertas actividades, aquí va una serie de trucos que nos permitirán mostrar un Excel más profesional:

Copiar y Pegar: Estamos muy familiarizados al momento de copiar y pegar contenidos en Excel, es decir seleccionar los datos y luego, o utilizando la combinación de teclas o la cinta de opciones, podemos desplazar o copiar el valor de las celdas.

Hay otra forma que es seleccionando el rango de celdas, desplazo el ratón al borde de la selección y cuando el ratón tiene la forma de una flecha:

Puedo arrastrar y de esa forma desplazar información dentro de la hoja.



Para copiar dicha información dentro de la hoja, realizo exactamente igual que moviendo, pero para copiar presiono la tecla CTRL, mientras arrastro.



Si la información la quiero copiar en distintas hojas debo mantener presionada la tecla CTRL y ALT y arrastrarlo hacia etiqueta de la hoja que quiero copiar, que se ubica en la parte inferior de la pantalla.



Si quiero insertar una celda o rango, debo hacerlo manteniendo presionada la tecla Shift o Mayúscula.



Si deseo un mismo texto o tabla esté diferentes hojas:

Puedo seleccionar las hojas en las que quiero agregar la misma tabla y empezar a trabajar en ella, y automáticamente las tablas aparecen en todas las hojas seleccionadas.
Otra forma de tener una misma tabla en varias hojas es, haciendo en una hoja la tabla que deseo, luego la copio. Selecciono varias hojas (manteniendo presionada la tecla control) y luego pego dicha tabla en todas las hojas seleccionadas.

Atajos en Excel: Aquí van una serie de atajos que facilitarán y agilizarán el manejo en Excel.

Ctrl + F1 Oculta la barra cinta de opciones
Shift + Alt + F1 Agrega una hoja al libro
Ctrl + 1 Abre el diálogo de formato de celdas
Shift + Ctrl + 1 Da formato decimal con posiciones después de la coma.
Ctrl + 5 Produce efecto de tachado al contenido de la celda
Ctrl + 9 Oculta la fila
Ctrl + ' Copia la celda superior y queda en estado de edición
Ctrl + - Abre el diálogo de eliminar celdas
Alt + = Inserta la función SUMA
Ctrl + Z Rehacer
Ctrl + Y Rehacer borrar
Ctrl + Barra espaciadora Selecciona una columna
Shift + Barra espaciadora Selecciona una fila
Ctrl + + Inserta una columna o fila según lo que tengas seleccionado.
Ctrl + - Elimina una columna o fila según lo que tengas seleccionado.
F4 Repite la última acción que has hecho.

El formato de Word que no queremos

Muchas veces importamos textos a Word para trabajar con dicho texto y cuando ya lo tenemos, dicho texto se encuentra en un formato que no es el que queremos para nuestro trabajo. Entonces viene la difícil tarea de quitar el formato del texto. El formato que reconocemos es fácil quitar, el problema es cuando el texto tiene un formato que no podemos precisar.
A continuación algunos ejemplos que nos ilustran:
Si el texto tiene un tipo de letra o tamaño de letra que no es el que queremos, para simplificar la operación, seleccionamos el texto y aplicamos la combinación de Teclas Control-Barra espaciadora. El texto tomará el formato que tenga predefinido el programa. Para predefinir un formato debo ir a Inicio\Fuente\Predeterminar y ahí determino que formato quiero por defecto.
Si el texto tiene un interlineado, o un espacio anterior, o posterior, o tiene sombreado, lo puede quitar con la combinación de teclas Control-W. Para aplicar formato de párrafo debo ir a Inicio\Párrafo y desde ahí también puedo predefinir un formato para párrafo.
Otro de los casos también comunes es cuando el texto que hemos importado, lo hemos importado dentro de una tabla y necesitamos quitar esa tabla para un correcto fluido del texto dentro de la hoja. Para lo cual debemos colocar el ratón sobre la tabla para seleccionarla por su controlador y luego en Presentación\Datos pedir Convertir texto a, en donde nos dará varias opciones que elegiremos según nos interese un formato u otro. Por lo general se pide Marcas de Párrafo
Otra situación que también genera gran confusión es, cuando el documento está subdividido en varias secciones y cada sección tiene unas características de encabezado y pie de página diferente y necesitamos dejar un solo formato de encabezado y pie de página, para ello debemos activar la herramienta de Mostrar todo que se ubica en Inicio\Párrafo\Mostrar Todo y al activarlo podremos observar que en el documento aparecen, en los cambios de sección:
Las diferentes secciones de un documento se observan en la barra de estado. Para dejar el documento en una sola sección debo eliminarlas, para eliminarlas debo seleccionar
====Salto de sección (continua) ====. Ubicar el cursor al principio del salto y pedir suprimir.
También, cuando activo el encabezado y pie de página puedo indicarle que quiero igual que la sección anterior respecto al encabezado o pie de página de la sección anterior.

Un alto Precio de Selección

Word es el programa al que todos nos acercamos y resulta tan amigable que desmerecemos su uso y nos quedamos con lo poco que vemos en él. Inmediatamente ingresamos un texto y podemos empezar aplicar simples herramientas de formato, pero Word es mucho más que eso, es un gran Procesador de texto, con poderosas herramientas, muy útiles. Y eso lo vemos, en que es inexistente la gente que toma un curso de Word nivel principiante, perdiéndose lo básico y fundamental del programa.

Por ejemplo, una tarea básica como es la selección de texto es una tarea que pocos la realizan correctamente. Lo hacemos, pero a veces pagamos un precio muy elevado. Ese precio se paga al descubrir, luego de un cierto tiempo que parte del texto, que debería estar en un lugar aparece en otro y sobreviene el temor de que ese error, también se haya producido en otro lugar del documento y es mucho más angustiante cuanto más extenso es. Muchos le echan la culpa al programa, que funciona mal, que un virus, bueno…. hay de todo. Simplemente el problema está, en la incorrecta Selección del texto.

He visto infinidad de personas, alumnos, compañeros y jefes que cuando seleccionan el texto lo hacen pasando el ratón por encima del texto, esa acción esconde un error, ya que muchas veces al seleccionar no seleccionan todo lo que quieren y vuelven a seleccionar y sin darse cuenta están cambiando el orden del texto y siguen trabajando luego cuando se disponen a repasar lo escrito se encuentran el texto alterado.

Por lo tanto este artículo va hoy de Seleccionar el texto en Word correctamente, para lo cual daré una serie de técnicas que nos permitirán una buena selección. Para seleccionar lo podemos hacer con el ratón y con el teclado. Veremos primero con ratón:

· Simplemente arrastrando el ratón por el margen izquierdo de la hoja a la altura del texto que queremos seleccionar, no necesitamos pasar el ratón por encima. Cuando me refiero a arrastrar el ratón es mantener presionado el botón izquierdo del ratón y desplazarme.
· Si deseo seleccionar una palabra, con un simple doble clic sobre dicha palabra.
· Si deseo seleccionar un párrafo, con un simple triple clic sobre el párrafo.
· Si deseo seleccionar desde un punto determinado a otro lo puedo hacerlo ubicando el cursor desde donde necesito seleccionar hasta el final, pero manteniendo presionada la tecla mayúscula.

Si lo hago utilizando la combinación de teclas:
· Con Control E selecciono todo el texto.
· Ubico el cursor desde el lugar donde deseo seleccionar y manteniendo presionada la tecla mayúscula voy desplazándome con las teclas cursoras hasta cubrir el texto a seleccionar.
· Si deseo seleccionar una palabra que se encuentra a la derecha del cursor, manteniendo presionada la tecla Mayúscula y Control presiono la tecla cursora hacia la derecha. Igual procedimiento si es hacia la izquierda.
· Si deseo seleccionar un párrafo, manteniendo presionada la tecla mayúscula y control y presionando la tecla cursora hacia abajo consigo seleccionar el párrafo. Y si repito la presión de la tecla cursora podré seleccionar los párrafos siguientes.
· Si deseo seleccionar desde un punto hasta el final del documento, mantengo presionada la tecla mayúscula y control y luego presiono la tecla fin. Y si lo deseo hacer la revés es decir al principio del documento presiono la tecla inicio.
Hay otras opciones más de selección, pero considero que son suficientes para seleccionar correctamente el texto.

Lista Multinivel en Word 2007

Aplicamos esta herramienta cuando necesitamos establecer entre varios párrafos (texto que se encuentra entre un enter y otro), niveles de importancia o simplemente para enumerarlos.

Podemos aplicar esta herramienta en dos situaciones, con el texto escrito o no.

• Si el texto está escrito, selecciono todo el texto al cual quiero aplicar la Lista multinivel y ejecuto la herramienta, veremos que por cada párrafo se ha agregado una numeración. Para establecer los subniveles, debo seleccionar el renglón al cual quiero aplicar el subnivel y presiono la tecla Tab. Para generar otros subniveles debo presionar la tecla tab tantas veces como niveles inferiores deseo establecer, por ejemplo:
  1. Texto de uno o varios renglones.
  1.1. Texto de uno o varios renglones. Aquí apliqué un tab.
  1.1.1. Texto de uno o varios renglones. Aquí apliqué dos tab.
  Para establecer el nivel 1.1 debo seleccionar el texto y presionar la tecla Tab una sola vez y para el 1.1.1 debo presionar dos veces la tecla Tab.
  
  Otra forma de aplicar, es utilizando los botones de Aumentar o Disminuir Sangría que se encuentran en la pestaña de inicio, dentro del sector que corresponde a párrafo. Para generar subniveles debo seleccionar el texto y presionar el botón de Aumentar Sangría. Para salir de los subniveles debo seleccinar el párrafo y presionar el botón disminuir sangría.

• Si el texto no está escrito, primero aplico el tipo de Lista Multinivel que deseo y luego a medida que voy escribiendo los párrafos, se va a ir generando la numeración. Si deseo crear un subnivel, presiono la tecla TAB, y genera el subnivel. Mientras siga creando párrafos, todos serán del mismo subnivel. Si deseo crear un subnivel más (es decir paso de 1.1 a 1.1.1), otra vez presiono la tecla tab.Pero si deseo salir de ese subnivel y acceder a un nivel de mayor importancia debo presionar, antes de escribir, Mayúscula Tab , es decir por ejemplo pasar del nivel 1.1.1 a 1.2, que sería la numeración siguiente.

Espero que esta herramienta sea útil, ya que al momento de aplicarla surgen inconvenientes en su aplicación y al fin terminamos escribiendo la numeración y no utilizando la herramienta que Word a puesto a nuestro alcance.

Las ventajas del CRM

De los blogs que he visto, siempre me han interesado aquellos que nos aportan conocimiento, nos dan una reflexión, en definitiva nos prestan un servicio. El objetivo con estos artículos, es poder aportarles algo de todo esto.
Mi primer artículo va sobre las Ventajas del uso del CRM, estas son las que detallo a continuación, pero más allá de las ventajas que presta este software, no debemos olvidar el objetivo del CRM.
Los datos que vamos recopilando de nuestros clientes, se transforman en información y esa información interpretada se convierte en conocimiento, que es ese el objetivo de dicho programa: “Conocer nuestros clientes”, para así poder fidelizarlos.
La tarea de recopilar y administrar ese conocimiento, con la ayuda de la tecnología ha facilitado en gran medida esta tarea. Pero todo esto no es suficiente, además del software y de la información almacenada. Debe ir mucho más allá, debe implicar a todos los trabajadores de la compañía, desde telefonistas hasta el encargado de servicio técnico. Todo el personal de la compañía debe ser una potencial fuente de entrada de información procedente del cliente. Todo el mundo debe entender que el activo más importante de la empresa es precisamente su base de clientes y la información que sobre éstos y sus necesidades es capaz de recopilar.
En definitiva el CRM es una estrategia de marketing que nos permitirá optimizar nuestras ventas, administrar mis actividades de Marketing y ofrezcer al cliente un buen servicio, todo esto completamente integrado en Microsoft Dynamics CRM 4.0, un software que le ayudará a administrar la relación con los clientes (CRM). Las ventajas son indiscutibles, aquí algunas de ellas y muchas otras que descubrirá cuando trabaje con Microsoft Dynamics CRM 4.0:

• Podrá tener información de sus clientes con y sin conexión a su fuente de datos.
  Identifique sus oportunidades de ventas cruzadas o de ventas dirigidas y cierre más operaciones y de manera más rápida.
• Use completas herramientas de administración, de programación, de flujo de trabajo y de creación de informes para responder más rápidamente a los problemas de servicio al cliente.
  Cree flujos de trabajo e informes sin la ayuda de soporte técnico.
• Podrá compartir información con aplicaciones del paquete Office como Excel y One Note.
• El software puede utilizarlo en diferentes idiomas y así compartir información con usuarios de otras lenguas.
• Además trabajar con divisas distintas y convertirlas para la creación de sus informes.
• Además cuenta con el apoyo de una poderosa base de datos como Microsoft SQL Server que le permitirá todas las ventajas incluidas en este software.