Naturaleza de los datos en Excel

En Excel los tipos de datos que podemos escribir son:

• Texto
• Número
• Fecha

No hay problemas cuando nosotros lo escribimos, porque automaticamente asume el formato que tiene el dato, pero como casi siempre sucede, los datos los obtenemos de otras aplicaciones y estos no vienen con el formato adecuado, es decir en donde muestra una fecha, Excel no le da el tratamiento de fecha o cuando vemos un número no le da el tratamiento como tal.

Para solucionar esto debemos seleccionar los datos y al costado de la selección nos aparece un icono que nos permitirá darle el formato adecuado tanto sea para número como para fecha.

Espero que les sirva de utilidad.

Listas Desplegables para Excel 2010

Muchos alumnos me piden crear una lista desplegable en Excel, de la cual puedan seleccionar los datos y no sea necesario escribirlo. La utilidad de esto reside en que nos ahorramos el escribir el dato y además también de asegurarnos que todas las celdas de la misma columna tienen el mismo dato, debido a que en el hecho de escribir pueden cometerse pequeños errores que luego dificultan el trabajo.

Para esto es necesario tener en el documento la lista que voy a utilizar para desplegar. Es conveniente ordenarla alfabéticamente así, si la lista es larga, nos ayudará a ubicar el dato.

La lista puede estar en la misma hoja o en hojas diferentes a la hoja donde voy a colocar los datos.

Selecciono las celdas en la cuales voy a desplegar las listas y voy a Datos – Validación de Datos y luego a Permitir y selecciono Lista y en donde dice Origen selecciono los datos que quiero que salgan en dicho listado; Acepto y ya está.

Veremos que se aparece un botón que despliega la lista con las opciones que hemos seleccionado.

Crear una Lista Personalizada

Para crear una lista personalizada debo escribir los datos en una hoja de Excel en el orden que me interesa disponer los mismos o pego los datos de una lista que ya tengo creada. Luego voy a la Ficha Archivo, selecciono Opciones y por ultimo voy a las opciones Avanzadas de Excel; ahí encontraré Modificar Listas Personalizadas, (se ubica casi al final de las opciones avanzadas).

Se abre una ventana y en la parte inferior de la misma tengo la opción de seleccionar los datos que quiero convertir en Lista Personalizada, los selecciono y luego presiono Importar y así agrego este listado; para finalizar Acepto.

• Las ventajas de crear esta Lista Personalizada es que podemos escribiré cualquier dato de dicha lista y al arrastrar, como si copiásemos la celda, aparece a continuación dicho listado.
• Otra de las ventajas es que podemos ordenar listados conforme el orden en que se escrito dicho listado.

Panel de Navegación Word 2010 (Parte 2)

En articulo anterior hablé sobre la primera pestaña que presenta el Panel de Navegación, ahora desarrollaré la segunda y tercera pestaña para concluir el tema.

En la segunda pestaña tenemos la posibilidad de desplazarnos por el documento de hoja en hoja, lo cual facilita que en un documento de varias hojas podamos hacerlo mucho mejor. Siempre nos quedará la combinación de teclas que también hacen lo mismo Control + Av Pag. o para retroceder Control + Re Pag.

En la tercer pestaña tenemos la posibilidad de buscar una palabra en todo el documento; lo que nos mostrará en qué lugar se encuentra dicha palabra dentro del mismo.
Pero esto no termina aquí, también podremos buscar por gráficos, tablas, ecuaciones, notas al pié o comentarios. Para acceder a la búsqueda de los mismos debo presionar el botón lupa que se encuentra en la parte superior del Panel de Navegación. Según lo que hemos seleccionado el documento se desplazará hasta... por ejemplo una tabla y luego si volvemos a presionar nos llevará a la siguiente tabla.

Espero que este artículo sea de vuestro agrado y consulta.

Panel de Navegación Word 2010

Esta herramienta de Word que aparece en la versión 2010 del office, ha despertado mi interés, porque me permite desplazarme por un documento, en especial si es extenso.

Para poder utilizar esta herramienta debemos ir la ficha Vista y en el grupo Mostrar marcamos Panel de Navegación; aparece el panel de Navegación del lado izquierdo el cual tiene tres pestañas la primera me permite desplazarme entre títulos; la segunda entre las páginas del documento y la tercera me permite desplazarme entre las palabras repetidas en dicho documento.

En este artículo vamos a desarrollar la primera pestaña que consiste desplazarme por un documento por títulos; pero para hacerlo primero debo definir en mi documento los títulos y subtítulos que deseo definir.
Para ello debo seleccionar la palabra conjunto de ellas que forman mí título y luego en la ficha Inicio y en el grupo Estilo selecciono el estilo Título 1, para el título y para los subtítulos Título 2. Una vez que haya seleccionado todos los títulos observarán que en el Panel Navegación aparecen estos títulos y haciendo clic en ellos puedo desplazarme por todo el documento.

Esto además me permitirá crear una Tabla de Contenidos que se utiliza habitualmente cuando hacemos un manual o documentos que son extensos y queremos tener una referencia para ubicar en qué página se encuentra el tema que queremos ver o editar.

También recomiendo que para tener un mayor control del texto visualicemos el documento en Vista Esquema y ahí podremos ver qué texto nuestro está asociado a un título, lo que nos permitirá editar cualquier asignación que no nos interese.