¿Quién te enseñó el Outlook?

Probablemente nadie nos enseñó a utilizar una aplicación de correo electrónico; empezamos mandando el primer mail, recibimos, contestamos, y así, asumimos ya conocer la aplicación. Pero cuando el uso del correo se vuelve más profesional, donde recibimos información importante a gestionar o una gran cantidad de mensajes diarios, vemos que se vuelve incontrolable y tenemos que empezar a implementar estrategias para gestionar todo este caudal de información.

Justamente de eso trata este post, no pretendo que lo haga a pies juntillas todo lo que digo, pero si darte trucos o pautas para poder encaminar la gran avalancha de mensajes que recibimos diariamente.

Cuando abrimos la Bandeja de Entrada, debemos tener en cuenta que este es un lugar transitorio de los mensajes, que no es un lugar para depositarlos, porque el cabo de un tiempo tendremos tantos, que al fin no sabremos que tenemos o dejamos de tener.

Una vez abierto y leído el mensaje se abre una serie de opciones a seguir:

1. Responderlo,

a. Si la respuesta no nos lleva más de cinco minutos, contestarlo en el momento, ya que tendríamos que volver a leerlo y ocuparíamos el doble de tiempo en responder el mensaje.

b. Si la respuesta requiere más tiempo podríamos ponerlo en una carpeta Pendientes de Respuesta.

2. Guardarlo, si el mensaje es informativo y lo necesitaremos en el futuro. Sugiero en este caso crear carpeta por los distintos temas que tocamos, así nos será más fácil ubicar dicha información en el futuro. Esto lo podemos complementar con carpetas de búsqueda para tener un mayor control de la información almacenada.

3. Borrarlo, bueno esta es la acción más directa, pero a veces, al no hacerlo tenemos que luego volver a leer el mensaje y la bandeja se va llenando de correo inútil. El office 2010 ha sacado dos herramientas que eliminan mensajes innecesarios, por ejemplo los producidos en una conversación, donde la información está repetida gran cantidad de veces, eliminan los mensajes de la conversación dejando solo el que tiene toda la información o directamente eliminar la conversación.

4. Convertirlo en una tarea o en una cita. Muchas veces las acciones que derivan de un mensaje para darle continuidad es convertirlos en una reunión o a veces en una tarea, porque la acción que sugiere es lo suficientemente compleja.

Espero que mediante estas pautas puedan tener una Bandeja de Entradas libre de mensajes, es posible.

Pero para qué sirve un PowerPoint?

Tengo que desarrollar un contenido, ¿En dónde lo hago en PowerPoint o en Word? Muchos se decantan por el PowerPoint, ¿Es el mejor soporte?

He visto desarrollar temas, libros, presupuestos, comunicaciones de empresa o bueno todo lo que la creatividad de su autor le permite en un PowerPoint. ¿Pero esto no debería hacerse en el Word?

Como bien reza la definición, en la Wikipedia: “Microsoft PowerPoint es un programa de presentación desarrollado para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS”.

Desde que empezamos a usar las aplicaciones del Office para hacer nuestras tareas de oficina; cada uno fue incorporando herramientas y definiendo utilidades según su criterio; es ahí que cada uno usa las aplicaciones como mejor puede o entiende, salvo que tengamos una formación que nos amplíe los horizontes y nos permita ver más allá de los que podemos descifrar de cada aplicación.

PowerPoint facilita el desarrollo de contenidos simplemente por la rapidez de poner un cuadro de texto donde quiero y escribir esa palabra o frase que necesito y a veces en Word esto no es tan sencillo; debemos conocer más herramientas, más formación y para eso no parece haber tiempo; entonces se toma el camino corto, el de desarrollar un documento sobre una diapositiva, cuando lo deberíamos hacer sobre otro soporte (Word).

PowerPoint es una aplicación que sirve para hacer Presentaciones, es el soporte sobre el cual el orador expone sus conocimientos, solo le debe servir a él, como ayuda para dar su charla o para que los asistentes refuercen una idea expresada y no como un soporte donde se desarrolle un tema o contenidos.

Esto ha llevado a que muchos oradores se limiten a leer sus presentaciones ya que no tienen que explicar nada, todo está escrito ahí. Entonces es ahí cuando me pregunto ¿Para qué asisto, a esta charla, si esto lo podría estar leyendo desde la comodidad de mi salón?